Entrada de Factures de Compra i Despeses a Dolibarr

ENTRADA DE COMPRES A DOLIBARR

  1. Creació de proveïdors

    Per entrar una compra o despesa a Dolibarr, primer de tot haurem de crear el proveïdor o creditor. En el cas que no tinguem la comptabilitat activada no ens farà falta distingir entre uns i els altres.
    Per crear un nou proveïdor anirem a «Tercers» i «Nou proveïdor»

    accesproveidors

    Quan ens aparegui la fitxa del proveïdor, emplenarem totes les seves dades generals (Nom, telèfon, etc…) i indicar clarament que és un proveïdor.

    fitxaproveidor

    Un cop creat el proveïdor, ja podrem modificar les dades de les formes de pagament i les dades bancaries. En aquesta pantalla, també podrem introduir el codi comptable i distingir així en el cas de la comptabilitat Espanyola els proveïdors (400) dels creditors (410).

    codicompta

  2. Diferències entre articles i despeses.

    Alhora d’entrar les compres tindrem dos tipus d’articles principals a entrar:

    1. Articles de Clients. Que inclouen tots els articles que és repercuteixen directament als clients. Poden ser:

      • Articles de compra – venda directa. Per exemple una bombeta. Nosaltres comprem una bombeta i la re-venem a un client.

      • Articles de Fabricació o composició. Per exemple una bombeta, un portalàmpades i un suport. Nosaltres en fem una làmpada i la venem al client final. Totes les matèries primeres són considerades com un article de client.

      • Articles de serveis. Tot serveis que contractem específicament per realitzar una tasca a un client concret. Per exemple lloguem una empresa especialista en la col·locació de làmpades per a una obra d’un client concret.

    2. Articles de Despesa. Són tots els serveis o articles que no podem repercutir directament a un client concret, ja que són productes o serveis generals per al funcionament de l’empresa. Hi podem trobar:

      • Serveis: Tots els serveis que fan que la nostra empresa pugi funcionar: llum, calefacció, serveis informàtics, gestories, despeses publicitaries, etc…

      • Productes: Articles de consum propi per al funcionament de l’empresa. En aquest grup hi han: Els combustibles dels vehicles o calefaccions, el material d’oficina, el mobiliari, el material informàtic, etc…

  3. Creació productes de Despeses

    Entrarem els productes tal i com vam explicar en aquesta entrada:

    https://batista10blog.wordpress.com/2016/10/26/creacio-darticles-a-dolibarr/

    Per entrar les despeses el procediment és similar, encara que sempre haurem d’indicar que el producte no és en venda. També podrem indicar el codi comptable de la despesa. En cas de dubte consulteu el vostre assessor o gestor per saber quin codi comptable respon a cada despesa.
    articles compra

    Una altra característica habitual dels productes de despesa, és que no s’acostumen a entrar específicament, excepte que vulguem un control molt alt sobre les despeses. Per entendre-ho millor, nosaltres podríem entrar els materials d’oficina, explicitant-ne cada un d’ells (bolígrafs, grapadores, clips, folis blancs, etc…) cosa que ens donaria un control molt alt sobre en que gastem, però per contra hauríem de crear molts articles i moltes línies de factura. Habitualment les empreses petites no els interessa saber si han gastat més en bolígrafs o en grapadores i aleshores creen un article genèric de Material d’oficina. Això permet simplificar l’entrada de factures de despesa, a costa de no tenir explicitat el producte exacte comprat.

    Per acabar, haurem d’assignar el producte al proveïdor i donar-li un preu per defecte. Això ho farem des de la pestanya «Preus compra» de la fitxa del producte o servei:
    preus compra

     

  4. Entrada de factures de compra.

    Per crear una nova factura de compra o de despesa, anirem a «Financera» (1) i «Factures de proveïdors – Nova factura» (2). Simplement emplenarem les dades del proveïdor i de la forma de pagament (3) i li donarem a Crear esborrany (4) per generar la nova factura.

    factcompra1

    Un cop creada la capçalera amb format esborrany, anirem posant les línies de compra dels productes.
    factcompra2

    Finalment només ens caldrà validar la factura per acabar-la d’entrar. Posteriorment podrem entrar els pagaments de la factura per finalitzar el procés de registre.

     

Còpies de seguretat a Dolibarr

CÒPIES DE SEGURETAT DOLIBARR

La senzillesa de Dolibarr és un dels seus punt favorables. En pocs clics permet realitzar la majoria d’operacions d’una forma fàcil i senzilla. En canvi per realitzar operacions més complexes la dificultat és més alta. Això mateix succeeix amb les còpies de seguretat. Fer una còpia de seguretat és molt senzill, però programar i automatitzar còpies de seguretat, ja és una altra cosa.

Avui en aquesta entrada veurem com fer una còpia de seguretat manual d’una forma fàcil.

Les dades de Dolibarr és poden dividir en dos tipus, les dades emmagatzemades a la base de dades i els documents adjunts a la base de dades (pdf generats, imatges, gestió documental, etc…).

Per fer la còpia de seguretat, anirem al inici del Dolibarr (1) i després en el menú vertical de la part esquerra de la pantalla, anirem a Utilitats d’administració (2) i a Còpia (3).

accediracopies

Això ens permetrà accedir a la pantalla on configurarem les còpies.

pantallacopies

En principi per fer la còpia, simplement hem de donar-li al botó «Generar Còpia» i automàticament apareixerà una còpia a la part dreta de la pantalla. Al fer clic a aquesta còpia, ens la descarregarà la nostre ordinador.

Les opcions que acompanyen la còpia, en un principi no s’han de modificar. Són opcions tècniques que poden malmetre les còpies i fer-les irrecuperables.

En el cas que vulguem desar la còpia amb un nom diferent del que ens proposa, ho podem fer al camp Nom del Fitxer a Generar, i aconsellem respectar l’extensió final .sql:

nomcopia

Pel que fa a la compressió podem elegir el valor que vulguem, encara que la còpia amb Bzip2 és la més optimitzada i eficient.

Al donar-li al botó «Generar Còpia» (1) apareix la còpia feta la apartat «Documents» (2) i al fer-li clic a sobre, ens la descarrega al nostre ordinador (3).

descarregacopia

Si volem fer una còpia de la base de dades i de tots els documents adjunts, haurem de tenir accés físic del servidor, i descarregar la carpeta /documents del lloc on és troba instal·lat Dolibarr. Normalment en l’apartat 2 ens informa de la ruta on és troben els documents:

rutalinux

En el cas de Linux

rutawin

En el cas de Windows

Simplement accedirem a la ruta on hi ha aquesta carpeta i podem copiar-ho, per exemple al dropbox. Si sou una mica experts en informàtica, no us serà difícil automatitzar aquest procés. També es poden utilitzar programes especialitzats per fer-ho. Però això ja s’escapa d’aquest manual.

copiafisica

Creació Articles a Dolibarr

CREACIÓ D’ARTICLES DOLIBARR

En aquesta entrada, explicarem com crear i emplenar correctament la fitxa dels articles que utilitzarem a Dolibarr, tan per a les nostres vendes com per a les compres.

Activació de mòduls

El primer que haurem de fer es mirar que tinguem com a mínim el mòdul de «Productes» activat. Nosaltres farem l’explicació tenint activats tots els mòduls de la «Gestió de Productes». Penseu que el que expliquem en aquestes pàgines pot variar en funció dels mòduls instal·lats. Els mòduls es troben al «Inici» del menú superior, a «Configuració» i «Mòduls» del menú esquerra.

moduls

Un cop a la pantalla de mòduls, en l’apartat de gestió de productes, com a mínim hauríem de tenir seleccionat el mòdul de productes

moduls2

Nou Producte

Per crear un nou producte, anirem a «Productes/Serveis» del menú superior, i a «Nou producte» del menú esquerra.

article

I tindrem la fitxa per poder emplenar els camps:

article2

Hem de tenir en compte que els camps poden variar en funció dels mòduls que tinguem instal·lats.

La referència del producte és la referència que utilitzarem per vendre el producte i l’etiqueta la descripció que apareixerà a la línia de les factures.

La etiqueta és la descripció del producte o servei que apareixerà escrit en els documents de compra o venda.

El estat ens permetrà elegir si l’article està a la venda o és pot comprar. Per exemple un article de fabricació pròpia estarà a la venda, però no a la compra. En canvi les matèries primeres ens passarà al contrari, les tindrem a la compra, però no a la venda.

Estoc Límit per alertes és l’estoc mínim que hem de tenir al magatzem d’un producte.

Estoc desitjat és l’estoc màxim que tindrem al magatzem.

La Descripció és una descripció més exhaustiva del article que la que ens dona l’etiqueta. En ella hi podem posar totes les característiques i dades que vulguem. Atenció, aquestes dades poden ser visibles per als clients.

La Naturalesa del producte, ens indicarà si és un producte manufacturat o be és una matèria primera.

Pes, Longitud, Superfície i Volum ens indiquen les característiques físiques exactes del producte. Fixeu-vos que a la part dreta podrem elegir la unitat de mesura que més ens convingui.

El Codi Duaner, és una informació necessària en cas d’importació dels articles de fora de la Unió Europea.

El País d’origen ens indica d’on prové o està fabricat, aquell article. Imprescindible en la traçabilitat alimentària sobretot.

La Nota ens permet realitzar una descripció addicional de l’article com en el camp Descripció, però en aquest cas no serà de cap manera visible per part del client o proveïdor.

En la següent casella, podrem fixar el Preu de Venda de l’article. Just al costat de la casella, ens indicarà si el preu l’entrem amb impostos inclosos o sense impostos. Dolibarr re-calcularà els impostos automàticament en els documents de venda.

Preu de Venda Mínim, ens indica el preu mínim de l’article en els documents de venda, ja que el preu fixat en la fitxa de l’article és pot modificar manualment en el moment de la venda, però mai per sota del valor indicat en la casella.

Taxa IVA, indica el percentatge d’impost aplicat a l’article. Consulteu al vostre gestor en cas dubtes.

Finalment per crear definitivament l’article, li donarem al botó crear.

Serveis

Els serveis són un tipus de producte especial, en que no s’intercanvia cap tipus de material. Els serveis són els articles de facturació del treball manual, de la mà d’obra o dit en general dels articles intangibles.

nouservei

La pantalla de serveis és pràcticament igual, ometent els camps que no tenen sentit en un article d’aquest tipus (Ex. mida). En canvi afegeix un camp que marca la duració del servei (en temps).

Llistat i modificació

Per obtenir un llistat dels articles que disposem, anirem a Productes/Serveis i farem un clic a Llistats, ja sigui un producte o un servei.

llistarticles

Per modificar l’article, fem un clic sobre l’article desitjat i entrarem a la seva fitxa. En cas de que hi hagin molts articles, podem filtrar-los pels camps que hi han a sota la descripció de les columnes.

filtrellista

Un cop dins de l’article el podrem modificar amb el botó de modificació que hi ha a la part inferior dreta.

modifarticle