Còpies de seguretat a Dolibarr

CÒPIES DE SEGURETAT DOLIBARR

La senzillesa de Dolibarr és un dels seus punt favorables. En pocs clics permet realitzar la majoria d’operacions d’una forma fàcil i senzilla. En canvi per realitzar operacions més complexes la dificultat és més alta. Això mateix succeeix amb les còpies de seguretat. Fer una còpia de seguretat és molt senzill, però programar i automatitzar còpies de seguretat, ja és una altra cosa.

Avui en aquesta entrada veurem com fer una còpia de seguretat manual d’una forma fàcil.

Les dades de Dolibarr és poden dividir en dos tipus, les dades emmagatzemades a la base de dades i els documents adjunts a la base de dades (pdf generats, imatges, gestió documental, etc…).

Per fer la còpia de seguretat, anirem al inici del Dolibarr (1) i després en el menú vertical de la part esquerra de la pantalla, anirem a Utilitats d’administració (2) i a Còpia (3).

accediracopies

Això ens permetrà accedir a la pantalla on configurarem les còpies.

pantallacopies

En principi per fer la còpia, simplement hem de donar-li al botó «Generar Còpia» i automàticament apareixerà una còpia a la part dreta de la pantalla. Al fer clic a aquesta còpia, ens la descarregarà la nostre ordinador.

Les opcions que acompanyen la còpia, en un principi no s’han de modificar. Són opcions tècniques que poden malmetre les còpies i fer-les irrecuperables.

En el cas que vulguem desar la còpia amb un nom diferent del que ens proposa, ho podem fer al camp Nom del Fitxer a Generar, i aconsellem respectar l’extensió final .sql:

nomcopia

Pel que fa a la compressió podem elegir el valor que vulguem, encara que la còpia amb Bzip2 és la més optimitzada i eficient.

Al donar-li al botó «Generar Còpia» (1) apareix la còpia feta la apartat «Documents» (2) i al fer-li clic a sobre, ens la descarrega al nostre ordinador (3).

descarregacopia

Si volem fer una còpia de la base de dades i de tots els documents adjunts, haurem de tenir accés físic del servidor, i descarregar la carpeta /documents del lloc on és troba instal·lat Dolibarr. Normalment en l’apartat 2 ens informa de la ruta on és troben els documents:

rutalinux

En el cas de Linux

rutawin

En el cas de Windows

Simplement accedirem a la ruta on hi ha aquesta carpeta i podem copiar-ho, per exemple al dropbox. Si sou una mica experts en informàtica, no us serà difícil automatitzar aquest procés. També es poden utilitzar programes especialitzats per fer-ho. Però això ja s’escapa d’aquest manual.

copiafisica

Còpies Seguretat ICG Manager – Dropbox

COPIES SEGURETAT ICG MANAGER – DROPBOX

ICGManager, ens permet realitzar còpies de seguretat, però aquestes còpies normalment s’emmagatzemen en el propi disc dur de l’ordinador que les genera. En cas de pèrdua del disc dur, molts cops ens hem trobat que s’ha perdut la base de dades i l’última còpia de seguretat que ICGManager havia realitzat automàticament.

Una forma d’evitar aquest problema, seria configurar ICGManager per a que fes les còpies de seguretat dins d’una carpeta de Dropbox (o algun altre proveïdor d’espai al nuvol: Google Drive, Microsoft One Drive, etc.)
El primer pas serà descarregar dropbox i instal·lar-lo amb les seves opcions per defecte.

Un cop instal·lat, podrem veure que ens ha generat una carpeta nova en la ubicació dels arxius d’usuari. Aquesta carpeta s’anomena Dropbox. Entrarem en ella i jo us aconsellaria crear una nova carpeta dins que l’anomenarien «Backup».

 

Descàrrega dropbox: https://www.dropbox.com/downloading?os=win

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_09_13_05

El que farem ara serà copiar la ruta on està la carpeta Backup creada. Per fer això entrarem dins de la carpeta Backup, farem un clic a la part superior de la finestra (1), tot seguit farem un altre clic amb el botó dret del ratolí i en el menú que aparegui li donarem a copiar (2).

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_09_34_31

Ara ja podrem entrar dins de ICGManager i anar a Configuració -> Còpies de Seguretat.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_10_15_18

I en la ruta on ens proposa fer la còpia de seguretat simplement enganxarem la ruta abans copiada.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_10_18_25

Tot seguit marcarem les empreses de les que farem còpia, i marcarem els dies de la setmana que volem que faci la còpia. Desarem les opcions. Hem de recordar que ICGManager realitzarà la còpia de seguretat just en el moment que el primer terminal entri al programa el dia que la còpia estigui programada. També convé recordar que la còpia realitzada, sobreescriurà la còpia anterior, o sigui que aquest sistema no és vàlid per a fer un històric de còpies.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_10_25_33

Un cop fet això, ara haurem de donar permisos a la carpeta del dropbox, per a que ICG hi pugui fer la còpia de seguretat.

En aquest cas minimitzarem ICGManager, i tornem a la carpeta del Dropbox, allí on hem creat la carpeta Backup. En la carpeta Backup hi farem un clic amb el botó dret fins que ens aparegui el menú d’opcions. Entrarem a «Propietats».

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_10_33_41

En el diàleg de les propietats, anirem a la pestanya de seguretat, i li donarem al botó d’editar per a poder modificar els permisos.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_10_36_41

I li donarem al botó agregar. Ens apareixerà un diàleg on hem d’introduir els noms d’usuaris manualment per afegir-los a la llista d’usuaris amb permisos. El nostre nom d’usuari no el podrem cercar en llista, ja que Microsoft per alguna raó que desconeixem, ha ocultat els noms d’aquests usuaris.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_10_43_16

Els nom d’usuari que hem d’introduir al llistat és:

NT SERVICE\MSSQL$«nom de la instància»

El nom de la instància SQL, és la part final de la ruta SQL per accedir a la base de dades, la que va desprès del símbol \. En les instal·lacions per defecte de ICG normalment no s’utilitza instància, amb la qual cosa el nom del usuari a afegir quedaria:

NT SERVICE\MSSQL

En canvi en les instal·lacions que realitzem a Batista10 utilitzem com a nom de la instància ICG amb la qual cosa el nom a introduir quedaria:

NT SERVICE\MSSQL$ICG

Per acabar li donarem a acceptar i si ho hem escrit correctament tornarem a la pantalla dels permisos d’usuari.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_11_24_54

Allí ens apareixerà el nou usuari (1), i ja només ens farà falta assignar-li el control total dels permisos.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_11_29_37

Per finalitzar acceptarem totes les pantalles obertes i les tancarem totes, excepte el ICGManager. Allí comprovarem que el que hem fet és correcte amb el botó generar. Si tot ha sortit correctament a l’estat ens ha de sortir un OK amb fons de color verd. Si no fos així reviseu que heu realitzat tots els pasos correctament.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_11_40_01

 

Hem de tenir en compte que Dropbox no sincronitzarà els arxius si la sessió del usuari que te instal·lat Dropbox no està activa. La còpia dels arxius per part de ICGManager, es farà per a qualsevol usuari que arranqui el ICGManager, encara que la sessió estigui tancada. Però només sincronitzarà al núvol en el moment que s’obri la sessió. Això es de vital importància quan aquest sistema s’aplica a un servidor on ens hi connectem a través d’escriptoris remots.

Aquest document ha estat fet sota Windows 10 i MSSQL 2014. En altres versions de sistema operatiu i MSSQL pot variar. Consulteu-nos si és així.

Còpies de Seguretat

Les còpies de seguretat és un dels reptes que la informàtica encara no ha pogut solucionar d’una forma fàcil, eficient, efectiva i ràpida. Es cert que amb els anys s’ha anat millorant molt i molt. Els que ja tenim una edat, encara recordem com una apagada de llum ens podia fer perdre més d’una tarda de feina, o el fet de no poder retornar un document a una versió escrita anteriorment.

En aquesta entrada del blog intentaré explicar, que són les còpies de seguretat, quins riscos te no fer-les o fer-les malament, quines són les millors opcions, quins costos tenen, etc.

D’entrada hem de tenir clar que la seguretat de les nostres dades mai serà del 100%. El que es mira d’aconseguir és que aquest percentatge s’atansí el màxim possible a aquest 100% amb el mínim cost possible. Però anem a pams:

Què és una còpia?
copia_seguridad
Segons el Diccionari de l’Institut d’Estudis Catalans en l’accepció que ens afecta, una còpia és una informació que ha estat servada (guardada intacta) i que permet restituir l’original en cas necessari.
Vist amb aquesta definició sembla fàcil el tema de la còpia de seguretat, però si ens hi fixem be, ens apareixen dos conceptes molt importants: guardar intacta i restauració efectiva.

Això ens fa parar a pensar: molt be! fer una còpia amb els mitjans actuals és molt fàcil de fer, però és segura? A mi en aquest punt m’agrada sempre diferenciar dos conceptes: La còpia de seguretat i la còpia d’inseguretat.

Factors que una còpia fan que sigui segura o insegura

Com hem recuperacion-de-datos-disco-duro-fuegodit abans uns còpia mai serà segura al 100%, aleshores ens podem preguntar, quin és el llindar que marca si una còpia es segura o no? Doncs molt senzill, el segon concepte de la definició de còpia: Poder-la conservar i restaurar efectivament en cas de necessitat.

 

Factors que ens poden fer perdre la informació

El fet que la seguretat en les còpies no sigui mai al 100%, es per que mai podrem definir tots els factors que ens poden fer perdre la informació. El que si que podem fer és agrupar-los en diferents categories:

errorhuma

 

Errors humans: És una de les primers causes de pèrdues d’informació. Qui no ha esborrat mai una carpeta de l’ordinador per error?

 

Avaries electròniques: Averia-electricaLa tecnologia electrònica també genera errors. Quants cops heu vist gent que ha perdut dades per una avaria al disc dur de l’ordinador o perdre  les fotografies d’un dispositiu mòbil que ja no arranca? O us ha passat a vosaltres mateixos?

 

errorprogramaErrors de programari. Els programes no són perfectes. Molts cops contenen error dels propis programadors de l’aplicació. Aquests errors ens poden arribar a causar la pèrdua de dades

 

incendio-portatil

Accidents i causes naturals. Encara que al llegir això ens posem les mans al cap, un servidor no seria el primer cop de veure dades d’empreses perdudes per un incendi o una fuita d’aigua d’una canonada

 

 

Interrogante-duda-pregunta2


Altres causes: Són aquelles per les quals, segurament hi ha una de les explicacions anteriors, però no les hem pogut saber. Ningú a tocat res, els registres de l’ordinador diu que tot es correcte, i aparentment no ha passat res, però la informació ha desaparegut

 

Tipus d’informació a desar.

Un altre aspecte molt important al elegir el tipus de còpia de seguretat a utilitzar, és el tipus d’informació a desar, o millor dit la mida que pugui arribar a ocupar aquesta informació. No ocupa el mateix espai un document ofimàtic que un vídeo en alta resolució. Per això distingir de quina informació es necessària fer la còpia de seguretat i de quina informació no caldria, ens pot estalviar molt temps i diners.

qué-clases-de-archivos-existen

Un exemple molt clar seria, si nosaltres tinguéssim una empresa d’edició de vídeo, no se’ns ocorreria pas fer les còpies dels nostres treballs al núvol. Ens sortiria molt car per la mida i a sobre tindríem constantment l’ample de banda de la nostra connexió ocupat enviant dades de la còpia.

Tipus de mitjans per fer les còpies

Passarem a analitzar els 3 tipus principals de mitjans de còpies de seguretat, analitzant els seus pros i les seves contres:

Disco-duro-externo-portátilMITJANS ELECTRÒNICS: Son aquells dispositius electrònics que ens permeten fer una còpia de les dades. Estem parlant d’altres ordinadors, memòries USB, discs externs, telèfons mòbils, etc. Els principals avantatges d’aquests sistemes són la facilitat de fer i recuperar les còpies, la gran capacitat d’emmagatzematge, i que econòmicament són molt assequibles. El seu gran taló d’Aquil·les: La seva inseguretat alhora d’emmagatzemar les dades. Normalment en aquests dispositius realitzem el que jo anomeno còpies d’inseguretat.

datMITJANS FÍSICS: Són aquells que emmagatzemem les dades en un dispositiu físic no electrònic. Estem parlant de cintes, DVD, CD, etc. Tenen el gran avantatge que un cop feta la còpia és molt més difícil perdre les dades que hi han en ella, ja que acostumen a ser dispositius magnètics o òptics i la seva capacitat d’emmagatzematge pot ser molt alta. Són també molt fàcilment portables, el que ens permet separar les còpies en una distància suficient per evitar la pèrdua de dades a causa d’accidents o catàstrofes naturals. El seu principal inconvenient és la dificultat en fer i mantenir aquestes còpies. Hem de perdre un temps a assegurar-nos que les còpies estan ben fetes i comprovar periòdicament que es poden restaurar correctament.

MITJAbackuponlineNS EN LÍNIA: Ens permet fer còpies a través de la xarxa en servidors o espais habilitats a tal efecte. Es poden contractar serveis d’empreses dedicades especialment a això, o inclús algunes ens ofereixen un espai gratuït, o fins hi tot podem construir nosaltres el nostre propi sistema de copies remotes en línia. Te l’avantatge des ser un sistema molt segur i fàcil de configurar, però per contra seva l’espai i la velocitats són limitades amb les tecnologies actuals. En el cas de fitxers d’una mida molt gran el sistema acostuma a ser inviable o massa car.

Seguretat de la informació

seguretatÉs important pensar amb el fet que com més còpies d’una informació hi hagin, menys possibilitats de pèrdua existeixen, però aleshores la seguretat de privacitat d’aquestes dades disminueix. I aquí el refranyer català és molt clar: Secret d’un és secret, secret de dos és dificultós i secret de tres descobert és. Això ens indica que també hem de fer equilibris entre el nombre de còpies i la privacitat de les dades a copiar. En aquest punt hauríem de tenir en compte la necessitat o no d’encriptar la informació.

I que fem?

Doncs com podeu veure per gustos, colors. El primer plantejament que cal fer sempre és mirar on estem situats dins de tota la informació que us acabo de donar, i elegir els millors sistema de còpies possible, analitzant els possibles factors de risc de pèrdua, la informació a desar i els mitjans que tenim disponibilitat, fent també un anàlisi costos-pèrdua d’informació. No podem tenir uns costos elevats de còpies per una informació que no ho val!!!!

Casos pràctics:

Anem a veure un parell de casos pràctics per entendre i pair millor tot el que hem explicat.

CAS 1: Sóc un estudiant de últim curs de carrera d’enginyeria, i estic fent el projecte de final de carrera. Les meves aficions són sortir els caps de setmana amb els amics a fer excursions i fem moltes fotografies de paisatges espectaculars. M’agrada molt el cinema i disposo d’una col·lecció important de pel·lícules clàssiques.

Disposo d’un ordinador de sobretaula, d’un portàtil i telèfon mòbil.

Sense analitzar més profundament, veiem que aquest xicot disposa de 3 tipus de dades diferents. Per una banda les dades dels seus estudis, fotografies seves i pel·lícules.

Disposant del que disposa, jo li aconsellaria que tota la seva informació hauria d’estar tant al ordinador de sobretaula, com al ordinador portàtil, o si no hi podés ser per raons d’espai de disc dur, que adquirís un disc extern de bona capacitat i que tota la informació TAMBÉ estigui al disc extern. Aleshores segmentant per tipus d’informació, li aconsellaria que amb això per les pel·lícules ja en tindria prou, ja que amb cas de pèrdua, les pel·lícules es podrien recuperar per altres mitjans (amb el seu cost en temps això si!). Pel que fa a les fotografies, jo li aconsellaria que cada cop que faci una descàrrega de càmera de fotos fes una còpia en un DVD i emmagatzemés correctament aquesta còpia. Pel que fa a les dades dels seus estudis, li aconsellaria un programa de sincronització de dades en línia tipus Dropbox, Microsof one drive, Google Drive, etc…

Amb aquest sistema plantejat, en cas de pèrdua tant de l’ordinador de sobretaula com del portàtil, aquesta persona amb més o menys feina podria recuperar les dades i ha tingut un cost raonablement baix. El telèfon mòbil per trucar si es perd anant d’excursió.

CAS 2: Sóc metge, i tinc una consulta privada. A la consulta hi tinc 2 ordinadors, un amb la informació de gestió (factures, comptabilitat, horaris, etc.) i un altre on deso la informació dels historials mèdics dels pacients.

El primer que li hauríem d’aconsellar amb aquest metge, és l’adquisició d’un servidor de dades amb la més alta seguretat possible. Les dades que gestiona són d’alt risc. El servidor a part de la seguretat ens els discs durs que pugui portar per naturalesa, hauria de tenir un sistema de còpies de seguretat amb cintes magnètiques que es realitzarien a diari, i s’emmagatzemarien en una caixa forta en la mateixa consulta. Periòdicament (setmanalment o quinzenalment) es faria una còpia que s’hauria d’emmagatzemar fora de la consulta, també en una caixa forta. Els ordinadors passarien a ser punts de treball, sense cap informació important emmagatzemada en ells.

Es un sistema costós, però en aquest cas ens asseguraríem tant la privacitat com la seguretat de les dades.