Creació d’articles Front Retal

CREACIÓ D’ARTICLES ICG FRONT RETAIL

Front Retail, és el programa de punt de venda per a botigues i comerços de ICG Software. En aquesta entrada explicarem punt per punt la creació d’articles d’una forma exhaustiva.

Hem de tenir en compte que el que aquí expliquem pot variar en funció de la versió utilitzada, dels permisos que tingui l’usuari, o de les opcions de configuració que tinguem seleccionades. Si trobeu a faltar alguna cosa o teniu coses diferents feu-nos una consulta per saber el que pot passar.

ACCÉS A LA FITXA DEL ARTICLE I CREACIÓ D’UN DE NOU

Per accedir a la pantalla de configuració ho podem fer de dues formes, amb la tecla F10 del teclat o amb el botó «Configuració» del Front Retail.

botoconfig

Un cop a la pantalla de Configuració, entrarem a l’opció «Articles» que ens durà al llistat de tots els articles existents.

configarticles

En el llistat d’articles seleccionarem un qualsevol i li donarem al botó «Acceptar», cosa que ens permetrà entrar a la fitxa d’aquell article.

selecarticle

Un cop dins la fitxa del article li donarem al botó «Nou» per crear un nou article.

articlenou

En aquesta pantalla ja podrem anar creant el nou article.

MENÚ SUPERIOR

Aquest menú de botons, ens permet fer la gestió bàsica dels articles.

menusuperior

Sortir: Surt de la pantalla d’articles i torna a la pantalla de configuració de Front Retail.

Nou: Crea un article nou.

Desar: Modifica els canvis realitzats a la fitxa del article.

Cancel·lar: Desfà els canvis realitzats a la fitxa del article des de l’últim cop que la vam desar.

Esborrar: Elimina l’article. Aquesta operació no serà possible si l’article ha tingut algun tipus de moviment d’estoc. Com a alternativa, haurem de descatalogar l’article.

Cercar: Torna al llistat de selecció d’articles.

Estadística: Desplega un menú amb diversos informes relacionats amb l’article actual: Vendes per mesos, Compres per mesos, Rànquing de clients que han comprat l’article, Rànquing de proveïdor que hem comprat l’article, Extracte de les compres realitzades, Extracte de les vendes i Extracte de tots els moviments de magatzem de l’article.

Auditoria: Si tenim aquesta opció configurada, ens donarà un llistat de tota l’auditoria d’aquest article.

Ajuda: Obra un arxiu PDF amb el manual oficial de Front Retail.

Ownpack: Connecta l’article amb el servei Ownpack de ICG. Aquest servei es contracta a part del programa. El servei Ownpack és un servei d’emmagatzematge al núvol relacionat amb el programari de ICG. Consulteu-nos si voleu activar-lo.

CAMPS PRINCIPALS FITXA ARTICLE

Els camps principals de la fitxa de l’article són els que estan situats a la part superior.

La referència de l’article és un identificador de l’article, relacionat amb el proveïdor. Això significa que podrem crear més d’una referència per el mateix article, en funció del proveïdor que ens el pugui servir.

articleprincipal

Fent un clic al botó d’edició de referències, podrem entrar tantes referències com vulguem per aquell article, amb el seu proveïdor associat i les unitats per defecte de compra per al proveïdor. Qualsevol d’aquestes referències pot fer-ser servir en qualsevol part del programari que tingui referències d’articles. També podrem esborrar referències que ja no ens serveixin. Com a mínim un article ha de tenir una referència, encara que no estigui associada a cap proveïdor.

refproveidor

El camp descripció es el camp que visualitzarem en treballar l’article, i ens el definirà exactament. És el camp que veiem en pantalla i també escrit per defecte en els tiquets i factures.

En els camps codis de barres hi podrem posar fins a 3 codis de barres per a l’article. En algunes situacions aquests codis de barres es poden generar automàticament pel programa. En el cas que un article tingués més de 3 codis de barres, aquests també es podrien entrar com a referència de proveïdor.

Els camps tipus ens defineix un tipus d’article numèricament, però d’una forma indefinida, dit d’altra forma que podrem assignar el caràcter numèric que vulguem però sense una definició explícita dins del programa.

En canvi el camp tipus article si que ens defineix exactament per a que utilitzarem aquell articles, i això ens fa aparèixer i desaparèixer opcions dins de la pròpia fitxa del article. Per exemple, un article tipus despesa, no te sentit que tingui estoc, doncs en conseqüència ens fa desaparèixer la pestanya d’estoc. Atenció, aquesta definició de tipus, només es pot fer el primer cop que creem un article. Un cop seleccionat el tipus d’article i desat, ja no la podrem modificar.

tipusarticle

Finalment tenim la imatge del article. Aquí podrem triar tan una imatge del nostre disc dur (1), com generar un bitmap amb un fons i la descripció del article (2).

imatgearticle

En aquest apartat també ens hi podem trobar la informació de la talla i color de l’article en qüestió (en cas que en tinguin) i també la temporada de l’article, que podrem seleccionar-la i/o crear-la amb el botó lupa que hi ha al seu lateral dret.

tallesicolors

DADES ADDICIONALS (F1)

En aquesta pestanya introduirem la resta de dades que serveixen per definir l’article i les seves característiques.

Podrem elegir en aquesta pestanya el Departament i la Marca de l’article, fent clic a la lupa del costat dels camps.

dadesadicionals

En la pantalla de selecció de Departament i Marca, també podrem modificar aquests mateixos amb els botons situats en la part inferior. INS per crear un de nou, DEL per esborrar-ne un, F2 per modificar el nom i F3 per crear un subnivell nou (secció, família, subfamília o línia).

departaments

Just sota la selecció de Departament i Marca, ens trobem una sèrie de camps de selecció que ens modificaran el comportament de l’article en funció de si estan marcats o desmarcats.

Generar etiqueta al rebre: Automàticament genera els codis de barres 1 i 3 si aquests no existeixen en la fitxa de l’article. També permet que es facin etiquetes d’aquest article. Si no està marcat no es generaran mai etiquetes.

Vendre per pes: En el moment de la venda cercarà el pes en una bàscula externa i el passarà com a unitats en el document de venda. Si no troba la bàscula o la lectura és errònia ens preguntarà en pantalla el pes de l’article.

Utilitzar el número de Lot: Elimina els codis de barres de la fitxa de l’article i activa el seguiment de l’article per número de lot o número de sèrie. Aquest numero ens permet fer la traçabilitat dels articles, però ens obliga a comprar i a vendre amb aquest número en comtes del codi de barres.

L’article utilitza estoc: Defineix si el programa farà seguiment del estoc d’aquest article o si per el contrari mai disposarà d’aquest. Al desmarcar fa desaparèixer la pestanya d’estocs.

Article des-catalogat: Els articles que algun cop han tingut algun tipus de moviment en el programa (vendes, compres, inventaris, etc.) , ja no es poden esborrar per no perdre l’historial. En el cas que aquests articles ja no s’utilitzin mai més, per que no apareguin en el programa els haurem de des-catalogar. Tot i això aquests articles es poden continuar venent.

Venda amb preu lliure: Cada cop que realitzem la venda d’aquest article ens preguntarà el preu encara que en tingui un per tarifa de venda.

Es ven per unitats senceres: No permet l’entrada de decimals en el camp unitats.

Sol·licitar comentari a la venda: Ens demana un comentari al fer la venda que quedarà com una línia de comentari just a sota de la línia de venda.

No permetre descomptes: No permet fer descomptes a la línia d’aquest article. Això no vol dir que no es pugui fer un descompte total al tiquet.

Fixar el preu a FrontRetail al canviar el preu: Al canviar el preu en la pantalla de venda del article, aquest es fixarà com a preu de la tarifa actual.

Fixar el preu a FrontRetail a la primera venda del dia: Al fer la primera venda del dia ens preguntarà el preu, i aquest serà el preu per tot el que resta de dia.

dadesadicionals2

Descripció addicional: S’utilitza com a descripció més curta a la principal. Ens pot ser d’utilitat per tenir una descripció més adient a la impressió d’un tiquet. Hi han alguns programes com ICGAutovenda, que poden utilitzar aquesta descripció en comptes de la normal.

Preu mínim / màxim: El preu màxim i mínim amb que es pot vendre aquest article. Aquest preus es poden superar amb descomptes, només actua en cas de preu directe. Si volem que no tingui efecte el descompte hem de marcar la opció de «No permetre descomptes» juntament amb aquests preus fixats.

Impost de venda / compra: Defineix l’impost que s’aplicarà a l’article a la compra i a la venda. Des de la lupa ens deixarà elegir els impostos que estiguin configurats al programa.

Duració: Defineix la durada de l’article si es pot facturar per temps.

Unt. Venda / Compra: Defineix les unitats de compra i venda per defecte de l’article. En el cas que l’article tingui diferents dimensions aquí també podrem introduir els valors per defecte (Per exemple, unitats X caixa). Les dimensions no es poden configurar en Front Retail. S’han de configurar des d’un ICGManager.

Unt. de Traspàs: Unitats per defecte alhora de traspassar aquest article entre diferents magatzems.

Codi Intern: Camp no modificable. Només és informatiu. Ens diu el codi intern que utilitza l’article a l’interior de la base de dades. No es pot utilitzar per comprar ni per vendre.

Règ. Ret. IVA / Base: Règim de retenció de IVA o de la Base. Si l’article utilitza retenció indicarem quin tipus de retenció utilitza.

Caducitat Compra / Venda: Indicarem la caducitat de l’article tan per compres com per vendes.

Avís venda: Cada cop que venem aquest article, ens saltarà el avís escrit en aquest camp.

COSTOS / PREUS (F2)

En aquesta pestanya podrem visualitzar i modificar tan els preus de cost, com els preus de venda.

costospreus

En aquesta pantalla també podrem modificar les unitats per defecte de l’article i si és el cas assignar una segona unitat de mesura. En aquest últim cas apareixerà un nou camp on podrem entrar la relació de entre les dues unitats de mesura. Per exemple, si tenim un article que es pot vendre tan per unitats com per kilograms el factor de conversió serien les unitats dividit pels kilograms que pesen aquestes, imaginem que tenim un article que el seu pes es de 2 kilograms, el factor de conversió seria 1/2 = 0,5

unitats mesura

factor conversió mesura

Per modificar els costos manualment li donarem al botó modificar costos i podrem introduir manualment els costos (1). Atenció, si entrem manualment els costos mitjà, estoc i/o últim cost, no podrem recuperar el càlcul que el programa hagués fet automàticament. En el cas que tinguem costos diferents per cada magatzem, també podrem establir o visualitzar els costos per a cada un dels magatzems existents (2).

canviarcostos

El botó «Extracte de Vendes» ens donarà un informe sobre l’històric de vendes de l’article en el que estem situats. Aquest informe el podrem imprimir, visualitzar els articles venuts en altres modes, canviar la moneda de visualització, visualitzar-ho amb un gràfic per mesos o mostrar els preus amb iva o sense. També podrem filtrar les vendes per una sèrie en concret, elegint-la per la lupa. Tornem a la pantalla del article amb el botó sortir.

extracte vendes

Un altre cop a la pantalla del article podrem eliminar de la visualització, les tarifes que per data no estiguin vigents amb el xec destinat amb aquesta funció. Per modificar els preus de venda li donarem al botó «Canviar Preus» i ens apareixerà una pantalla on podrem modificar els preus de venda.

canvipreus

En la part superior de la pantalla podrem activar o desactivar la visualització del teclat en pantalla (1), mostrar els costos per diferents magatzems (2), activar o desactivar la visualització dels costos de l’article (3), configurar les columnes visibles dels preus de venda (4) i mostrar o ocultar els preus de les tarifes que siguin vàlides per la data actual (5)

canivpreus1

En la part inferior de la pantalla tenim els preus assignats de l’article per a cada una de les tarifes on aquest article és vigent. En aquesta pantalla podem canviar directament els preus que ens interessin i desar-los amb el botó «Desar» de la part superior.

canvipreus2

El botó «Seleccionats» ens permet visualitzar només les tarifes de venda que estan seleccionades en aquell moment.

«Tots» selecciona totes les tarifes en pantalla, i «Cap» des-selecciona les tarifes.

«Suposar costos» ens obra una pantalla que ens permet fer una suposició de costos en funció dels paràmetres que entrem en la simulació.

«Afegir tarifa» Ens permet assignar tarifes a l’article que no estaven assignades. Ens obra una pantalla que ens permet seleccionar d’un llistat totes les tarifes existents al programa.

«Esborrar preus» Esborra les tarifes que tinguem seleccionades de l’article actual. A partir d’aquell moment aquell article no estarà disponible en les tarifes que hem esborrat.

«Descatalogar» Descataloga els preus de les tarifes seleccionades.

«Canviar preus» arranca un assistent de canvi de preus massiu.

STOCKS (F9)

En aquesta pestanya visualitzarem les unitats en estoc que hi ha per a cada magatzem. També podrem visualitzar les unitats demanades, les reservades, els estocs mínims i màxims assignats a l’article, la ubicació en el magatzem i si hi han unitats en transit, que significa que hi han unitats desplaçant-se entre magatzems.

stocks

En aquesta pantalla també podrem filtrar pels magatzems que tenen estoc i detallar els números de sèrie o de lot dels articles.

COMENTARIS / ASSOCIATS

Ens permet posar comentaris a l’article i una funció encara més important com es la de traduir la descripció dels articles en el cas de tenir múltiples idiomes. En aquesta pantalla, també podrem associar altres articles i configurar diversos enllaços externs.

comentaris

El botó nou crea una nova línia de comentari i el botó esborrar elimina la que tinguem seleccionada. Amb el botó idioma elegirem si el comentari passa a convertir-se en la descripció principal amb l’idioma seleccionat. Podrem editar un comentari amb el botó editar.

L’article associat ens permet elegir un altre article de la llista d’articles i el que farà el programa serà que cada cop que venem l’article actual, automàticament també vendrà l’article associat amb les unitat que nosaltres li indiquem. Si marquem l’opció d’utilitzar preu posarà el preu que li pertoqui per tarifa a l’article associat, en canvi si està desmarcat el posarà a preu 0. És una opció molt útil per a utilitzar en cas de regals i promocions.

La imatge externa associada és un enllaç a alguna unitat del nostre ordinador amb la seva ruta, cap a un fitxer d’imatge de l’article. Podem buscar la imatge a través del botó foli en blanc. La direcció d’Internet associada és un camp de text que ens permet posar un enllaç web. El document associat és un document de tipus Microsoft Word que es pot enllaçar directament a la fitxa del article.

CAMPS LLIURES

En la pantalla de camps lliures, podrem entrar les dades referents als camps lliures que estiguin creats. Atenció: Els camps lliures no es poden crear amb Front Retail, o sigui que només apareixeran els camps que s’hagin creat amb algun altre programa de ICG que permeti crear camps lliures com ICGManager.

FORMATS

Ens permet afegir diferents formats als articles. És pràctic alhora de vendre productes de granel que s’envasin en el moment de la venda. Un exemple podria ser la venda de Vi a granel que en el moment la posem en garrafes de diferents mides.

formats

Si li donem al botó «Afegir format» (1) ens deixarà elegir un llistat amb tots els formats que tinguem creats. Per crear un format nou en aquella mateixa pantalla farem clic al botó «Fitxer» (2) i en podrem crear de nous. Per elegir el format li fem un clic i li donem al botó «Sortir».

triaformats

Amb els xecs laterals marcarem si són actius en compra i/o venda i si hi son visibles. També hi podrem afegir el codi de barres per a la venda. Per esborrar un format, simplement li donarem al botó «Treure format»

TALLES I COLORS (F11)

Per accedir a la configuració de les talles i colors de l’article, o hem de fer des del botó que hi ha a la part inferior del tot de la pantalla, o be amb la tecla F11 del teclat.

tallesicolors2

La gestió de les talles és una mica complexa, per tant mirarem d’explicar-la pas a pas. Talles i Colors, és una nomenclatura que es pot configurar, nosaltres utilitzarem aquesta per defecte, però pot ser que s’anomenin d’una altra forma.

Tipus de Talla / Color: Ens permet elegir talles i colors, que nosaltres anteriorment haguem pogut crear-les com a grup de talles o colors.

creartalles2

Taules de Talla / Color: Ens permet gestionar els grups de talles i colors, per a posteriorment poder-los elegir com a tipus de talla / color de qualsevol article. Al donar-li al botó, ens apareix una pantalla de gestió, on a la part esquerra hi introduirem una referència per a les talles o colors i a la part dreta les diferents opcions de talles o colors. Amb els botons de la part superior podrem crear-ne de nous, esborrar-ne o modificar d’existents.

creartalles3

Nova talla / color: Ens permet crear talles i colors independents que no cal que estiguin en cap grup de talles o colors. Aquestes talles i/o colors, només es creen per a l’article actual i no es podran aprofitar per altres articles. En el cas que es volguessin aprofitar, en comptes de crear-ho per aquesta opció s’haurien de crear per taules de talles i colors, o tornar-los a crear manualment.

Esborrar talla i color: Aquesta opció ens permet esborrar talles i colors de l’article. Molta atenció que un cop aquest article en una talla i color concrets hagin tingut algun tipus de moviment al programa (compres, vendes, traspassos, etc.), ja no podrem esborrar la talla i el color. L’haurem de descatalogar.

Estoc / Estoc2 / Mínim / Màxim / Ubicació / Altres: Aquests botons ens permeten commutar la visualització i entrada de les unitats del magatzem en aquestes formes. Per exemple, per introduir els estocs mínims hem de donar-li al botó Mínim i a les interseccions entre talles i colors posar el valor corresponent al estoc mínim. Al costa del tipus de talla i color, a la part superior, podrem elegir al magatzem al qual afecten aquestes opcions i ens informarà de quin tipus d’estoc tenim actiu en aquest moment.

creartalles4

Crear fila / columna / tot: Crea estocatge, mínims i màxims per als colors (files), talles (columnes) o tot, deixant els valors tots a 0.

Descatalogar fila / columna: Com hem dit abans, si un article ha tingut algun tipus de moviment, aquest ja no el podem esborrar, i l’hem de descatalogar. Aquests botons ens permeten descatalogar massivament tota una fila o tota una columna. Per descatalogar una talla i color concrets, ho hem de fer amb el xec que hi ha al costat del cartell indicatiu de quin tipus d’estoc estem utilitzant.

creartalles5

Còpies Seguretat ICG Manager – Dropbox

COPIES SEGURETAT ICG MANAGER – DROPBOX

ICGManager, ens permet realitzar còpies de seguretat, però aquestes còpies normalment s’emmagatzemen en el propi disc dur de l’ordinador que les genera. En cas de pèrdua del disc dur, molts cops ens hem trobat que s’ha perdut la base de dades i l’última còpia de seguretat que ICGManager havia realitzat automàticament.

Una forma d’evitar aquest problema, seria configurar ICGManager per a que fes les còpies de seguretat dins d’una carpeta de Dropbox (o algun altre proveïdor d’espai al nuvol: Google Drive, Microsoft One Drive, etc.)
El primer pas serà descarregar dropbox i instal·lar-lo amb les seves opcions per defecte.

Un cop instal·lat, podrem veure que ens ha generat una carpeta nova en la ubicació dels arxius d’usuari. Aquesta carpeta s’anomena Dropbox. Entrarem en ella i jo us aconsellaria crear una nova carpeta dins que l’anomenarien «Backup».

 

Descàrrega dropbox: https://www.dropbox.com/downloading?os=win

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_09_13_05

El que farem ara serà copiar la ruta on està la carpeta Backup creada. Per fer això entrarem dins de la carpeta Backup, farem un clic a la part superior de la finestra (1), tot seguit farem un altre clic amb el botó dret del ratolí i en el menú que aparegui li donarem a copiar (2).

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_09_34_31

Ara ja podrem entrar dins de ICGManager i anar a Configuració -> Còpies de Seguretat.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_10_15_18

I en la ruta on ens proposa fer la còpia de seguretat simplement enganxarem la ruta abans copiada.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_10_18_25

Tot seguit marcarem les empreses de les que farem còpia, i marcarem els dies de la setmana que volem que faci la còpia. Desarem les opcions. Hem de recordar que ICGManager realitzarà la còpia de seguretat just en el moment que el primer terminal entri al programa el dia que la còpia estigui programada. També convé recordar que la còpia realitzada, sobreescriurà la còpia anterior, o sigui que aquest sistema no és vàlid per a fer un històric de còpies.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_10_25_33

Un cop fet això, ara haurem de donar permisos a la carpeta del dropbox, per a que ICG hi pugui fer la còpia de seguretat.

En aquest cas minimitzarem ICGManager, i tornem a la carpeta del Dropbox, allí on hem creat la carpeta Backup. En la carpeta Backup hi farem un clic amb el botó dret fins que ens aparegui el menú d’opcions. Entrarem a «Propietats».

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_10_33_41

En el diàleg de les propietats, anirem a la pestanya de seguretat, i li donarem al botó d’editar per a poder modificar els permisos.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_10_36_41

I li donarem al botó agregar. Ens apareixerà un diàleg on hem d’introduir els noms d’usuaris manualment per afegir-los a la llista d’usuaris amb permisos. El nostre nom d’usuari no el podrem cercar en llista, ja que Microsoft per alguna raó que desconeixem, ha ocultat els noms d’aquests usuaris.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_10_43_16

Els nom d’usuari que hem d’introduir al llistat és:

NT SERVICE\MSSQL$«nom de la instància»

El nom de la instància SQL, és la part final de la ruta SQL per accedir a la base de dades, la que va desprès del símbol \. En les instal·lacions per defecte de ICG normalment no s’utilitza instància, amb la qual cosa el nom del usuari a afegir quedaria:

NT SERVICE\MSSQL

En canvi en les instal·lacions que realitzem a Batista10 utilitzem com a nom de la instància ICG amb la qual cosa el nom a introduir quedaria:

NT SERVICE\MSSQL$ICG

Per acabar li donarem a acceptar i si ho hem escrit correctament tornarem a la pantalla dels permisos d’usuari.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_11_24_54

Allí ens apareixerà el nou usuari (1), i ja només ens farà falta assignar-li el control total dels permisos.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_11_29_37

Per finalitzar acceptarem totes les pantalles obertes i les tancarem totes, excepte el ICGManager. Allí comprovarem que el que hem fet és correcte amb el botó generar. Si tot ha sortit correctament a l’estat ens ha de sortir un OK amb fons de color verd. Si no fos així reviseu que heu realitzat tots els pasos correctament.

VirtualBox_Windows 7_13_05_2016_11_40_01

 

Hem de tenir en compte que Dropbox no sincronitzarà els arxius si la sessió del usuari que te instal·lat Dropbox no està activa. La còpia dels arxius per part de ICGManager, es farà per a qualsevol usuari que arranqui el ICGManager, encara que la sessió estigui tancada. Però només sincronitzarà al núvol en el moment que s’obri la sessió. Això es de vital importància quan aquest sistema s’aplica a un servidor on ens hi connectem a través d’escriptoris remots.

Aquest document ha estat fet sota Windows 10 i MSSQL 2014. En altres versions de sistema operatiu i MSSQL pot variar. Consulteu-nos si és així.