Còpies de Seguretat

Les còpies de seguretat és un dels reptes que la informàtica encara no ha pogut solucionar d’una forma fàcil, eficient, efectiva i ràpida. Es cert que amb els anys s’ha anat millorant molt i molt. Els que ja tenim una edat, encara recordem com una apagada de llum ens podia fer perdre més d’una tarda de feina, o el fet de no poder retornar un document a una versió escrita anteriorment.

En aquesta entrada del blog intentaré explicar, que són les còpies de seguretat, quins riscos te no fer-les o fer-les malament, quines són les millors opcions, quins costos tenen, etc.

D’entrada hem de tenir clar que la seguretat de les nostres dades mai serà del 100%. El que es mira d’aconseguir és que aquest percentatge s’atansí el màxim possible a aquest 100% amb el mínim cost possible. Però anem a pams:

Què és una còpia?
copia_seguridad
Segons el Diccionari de l’Institut d’Estudis Catalans en l’accepció que ens afecta, una còpia és una informació que ha estat servada (guardada intacta) i que permet restituir l’original en cas necessari.
Vist amb aquesta definició sembla fàcil el tema de la còpia de seguretat, però si ens hi fixem be, ens apareixen dos conceptes molt importants: guardar intacta i restauració efectiva.

Això ens fa parar a pensar: molt be! fer una còpia amb els mitjans actuals és molt fàcil de fer, però és segura? A mi en aquest punt m’agrada sempre diferenciar dos conceptes: La còpia de seguretat i la còpia d’inseguretat.

Factors que una còpia fan que sigui segura o insegura

Com hem recuperacion-de-datos-disco-duro-fuegodit abans uns còpia mai serà segura al 100%, aleshores ens podem preguntar, quin és el llindar que marca si una còpia es segura o no? Doncs molt senzill, el segon concepte de la definició de còpia: Poder-la conservar i restaurar efectivament en cas de necessitat.

 

Factors que ens poden fer perdre la informació

El fet que la seguretat en les còpies no sigui mai al 100%, es per que mai podrem definir tots els factors que ens poden fer perdre la informació. El que si que podem fer és agrupar-los en diferents categories:

errorhuma

 

Errors humans: És una de les primers causes de pèrdues d’informació. Qui no ha esborrat mai una carpeta de l’ordinador per error?

 

Avaries electròniques: Averia-electricaLa tecnologia electrònica també genera errors. Quants cops heu vist gent que ha perdut dades per una avaria al disc dur de l’ordinador o perdre  les fotografies d’un dispositiu mòbil que ja no arranca? O us ha passat a vosaltres mateixos?

 

errorprogramaErrors de programari. Els programes no són perfectes. Molts cops contenen error dels propis programadors de l’aplicació. Aquests errors ens poden arribar a causar la pèrdua de dades

 

incendio-portatil

Accidents i causes naturals. Encara que al llegir això ens posem les mans al cap, un servidor no seria el primer cop de veure dades d’empreses perdudes per un incendi o una fuita d’aigua d’una canonada

 

 

Interrogante-duda-pregunta2


Altres causes: Són aquelles per les quals, segurament hi ha una de les explicacions anteriors, però no les hem pogut saber. Ningú a tocat res, els registres de l’ordinador diu que tot es correcte, i aparentment no ha passat res, però la informació ha desaparegut

 

Tipus d’informació a desar.

Un altre aspecte molt important al elegir el tipus de còpia de seguretat a utilitzar, és el tipus d’informació a desar, o millor dit la mida que pugui arribar a ocupar aquesta informació. No ocupa el mateix espai un document ofimàtic que un vídeo en alta resolució. Per això distingir de quina informació es necessària fer la còpia de seguretat i de quina informació no caldria, ens pot estalviar molt temps i diners.

qué-clases-de-archivos-existen

Un exemple molt clar seria, si nosaltres tinguéssim una empresa d’edició de vídeo, no se’ns ocorreria pas fer les còpies dels nostres treballs al núvol. Ens sortiria molt car per la mida i a sobre tindríem constantment l’ample de banda de la nostra connexió ocupat enviant dades de la còpia.

Tipus de mitjans per fer les còpies

Passarem a analitzar els 3 tipus principals de mitjans de còpies de seguretat, analitzant els seus pros i les seves contres:

Disco-duro-externo-portátilMITJANS ELECTRÒNICS: Son aquells dispositius electrònics que ens permeten fer una còpia de les dades. Estem parlant d’altres ordinadors, memòries USB, discs externs, telèfons mòbils, etc. Els principals avantatges d’aquests sistemes són la facilitat de fer i recuperar les còpies, la gran capacitat d’emmagatzematge, i que econòmicament són molt assequibles. El seu gran taló d’Aquil·les: La seva inseguretat alhora d’emmagatzemar les dades. Normalment en aquests dispositius realitzem el que jo anomeno còpies d’inseguretat.

datMITJANS FÍSICS: Són aquells que emmagatzemem les dades en un dispositiu físic no electrònic. Estem parlant de cintes, DVD, CD, etc. Tenen el gran avantatge que un cop feta la còpia és molt més difícil perdre les dades que hi han en ella, ja que acostumen a ser dispositius magnètics o òptics i la seva capacitat d’emmagatzematge pot ser molt alta. Són també molt fàcilment portables, el que ens permet separar les còpies en una distància suficient per evitar la pèrdua de dades a causa d’accidents o catàstrofes naturals. El seu principal inconvenient és la dificultat en fer i mantenir aquestes còpies. Hem de perdre un temps a assegurar-nos que les còpies estan ben fetes i comprovar periòdicament que es poden restaurar correctament.

MITJAbackuponlineNS EN LÍNIA: Ens permet fer còpies a través de la xarxa en servidors o espais habilitats a tal efecte. Es poden contractar serveis d’empreses dedicades especialment a això, o inclús algunes ens ofereixen un espai gratuït, o fins hi tot podem construir nosaltres el nostre propi sistema de copies remotes en línia. Te l’avantatge des ser un sistema molt segur i fàcil de configurar, però per contra seva l’espai i la velocitats són limitades amb les tecnologies actuals. En el cas de fitxers d’una mida molt gran el sistema acostuma a ser inviable o massa car.

Seguretat de la informació

seguretatÉs important pensar amb el fet que com més còpies d’una informació hi hagin, menys possibilitats de pèrdua existeixen, però aleshores la seguretat de privacitat d’aquestes dades disminueix. I aquí el refranyer català és molt clar: Secret d’un és secret, secret de dos és dificultós i secret de tres descobert és. Això ens indica que també hem de fer equilibris entre el nombre de còpies i la privacitat de les dades a copiar. En aquest punt hauríem de tenir en compte la necessitat o no d’encriptar la informació.

I que fem?

Doncs com podeu veure per gustos, colors. El primer plantejament que cal fer sempre és mirar on estem situats dins de tota la informació que us acabo de donar, i elegir els millors sistema de còpies possible, analitzant els possibles factors de risc de pèrdua, la informació a desar i els mitjans que tenim disponibilitat, fent també un anàlisi costos-pèrdua d’informació. No podem tenir uns costos elevats de còpies per una informació que no ho val!!!!

Casos pràctics:

Anem a veure un parell de casos pràctics per entendre i pair millor tot el que hem explicat.

CAS 1: Sóc un estudiant de últim curs de carrera d’enginyeria, i estic fent el projecte de final de carrera. Les meves aficions són sortir els caps de setmana amb els amics a fer excursions i fem moltes fotografies de paisatges espectaculars. M’agrada molt el cinema i disposo d’una col·lecció important de pel·lícules clàssiques.

Disposo d’un ordinador de sobretaula, d’un portàtil i telèfon mòbil.

Sense analitzar més profundament, veiem que aquest xicot disposa de 3 tipus de dades diferents. Per una banda les dades dels seus estudis, fotografies seves i pel·lícules.

Disposant del que disposa, jo li aconsellaria que tota la seva informació hauria d’estar tant al ordinador de sobretaula, com al ordinador portàtil, o si no hi podés ser per raons d’espai de disc dur, que adquirís un disc extern de bona capacitat i que tota la informació TAMBÉ estigui al disc extern. Aleshores segmentant per tipus d’informació, li aconsellaria que amb això per les pel·lícules ja en tindria prou, ja que amb cas de pèrdua, les pel·lícules es podrien recuperar per altres mitjans (amb el seu cost en temps això si!). Pel que fa a les fotografies, jo li aconsellaria que cada cop que faci una descàrrega de càmera de fotos fes una còpia en un DVD i emmagatzemés correctament aquesta còpia. Pel que fa a les dades dels seus estudis, li aconsellaria un programa de sincronització de dades en línia tipus Dropbox, Microsof one drive, Google Drive, etc…

Amb aquest sistema plantejat, en cas de pèrdua tant de l’ordinador de sobretaula com del portàtil, aquesta persona amb més o menys feina podria recuperar les dades i ha tingut un cost raonablement baix. El telèfon mòbil per trucar si es perd anant d’excursió.

CAS 2: Sóc metge, i tinc una consulta privada. A la consulta hi tinc 2 ordinadors, un amb la informació de gestió (factures, comptabilitat, horaris, etc.) i un altre on deso la informació dels historials mèdics dels pacients.

El primer que li hauríem d’aconsellar amb aquest metge, és l’adquisició d’un servidor de dades amb la més alta seguretat possible. Les dades que gestiona són d’alt risc. El servidor a part de la seguretat ens els discs durs que pugui portar per naturalesa, hauria de tenir un sistema de còpies de seguretat amb cintes magnètiques que es realitzarien a diari, i s’emmagatzemarien en una caixa forta en la mateixa consulta. Periòdicament (setmanalment o quinzenalment) es faria una còpia que s’hauria d’emmagatzemar fora de la consulta, també en una caixa forta. Els ordinadors passarien a ser punts de treball, sense cap informació important emmagatzemada en ells.

Es un sistema costós, però en aquest cas ens asseguraríem tant la privacitat com la seguretat de les dades.

 

 

Creació de contactes en Odoo

CREAR CONTACTES ODOO

Una de les tasques més importants en qualsevol ERP és la creació dels clients, proveïdors, etc… Odoo agrupa tots aquests conceptes en un de sol: Contactes. I en la mateixa fitxa del contacte aclarim si es un venedor, un client, un proveïdor, o el que sigui, o pot ser diverses coses alhora. Per exemple podem tenir un client que alhora sigui un proveïdor, o inclús un proveïdor de matèries primeres que fa de venedor del producte final que nosaltres fabriquem.

Per accedir als contactes hem d’anar a l’opció de contacte del menú superior, i ens apareixeran tots els contactes que tenim a l’empresa:

Captura de 2016-03-02 17:47:06

Per editar-ne un, fem un clic al client que volem editar i si en tenim molts podem fer una cerca en el camp de la part superior dreta.

Per crear un contacte nou simplement fem un clic al botó crear de la part superior dreta i ens apareix la pantalla de creació de contactes:

Captura de 2016-03-03 13:03:55

Hem de destacar que les opcions de la fitxa del contacte poden variar en funció dels mòduls instal·lats a Odoo.

Individual o Companyia: Amb aquesta selecció triarem si estem parlant d’una persona física, ja sigui un autònom, venedor, treballador propi, etc, o una empresa jurídica.

Nom: Nom de la persona o de la companyia en qüestió. Aquest nom serà el nom fiscal en cas de client o proveïdor.

Companyia: En cas de tenir seleccionada la opció individual ens deixarà elegir a quina empresa pertany aquesta persona individual. En el cas que no elegim cap companyia aleshores Odoo considerarà aquesta persona com un autònom. En canvi si assignem una companyia que no sigui la nostra pròpia, considerarà aquesta persona com a un contacte de la companyia. Si elegim la nostra empresa, o alguna de les nostres empreses en cas de multi-empresa, considerarà aquest contacte com un venedor o treballador de la nostra empresa.

Adreça: Posarem les dades de l’adreça física del contacte. Destacar el camp Estat que pot ser molt versàtil i adaptable als nostres interessos en funció del àmbit on operem. Per exemple podrem posar la comarca si treballem en un àmbit més reduït o podrem posar la Comunitat Autònoma si treballem en un àmbit Estatal.

Idioma: Es important seleccionar correctament l’idioma, ja que serà el que tindrà efecte tan en les impressions dels documents, com a l’idioma a visualitzar en la interfície de l’usuari.

Etiquetes: Ens permet etiquetar lliurement al contacte. Ens pot ser útil alhora de filtrar llistats on hi apareguin contactes. Per exemple clients i/o proveïdors relacionats amb un producte o servei concret.

Captura de 2016-03-03 13:37:20

Imatge: Podrem assignar una imatge al contacte passant el ratolí per sobre la imatge de la persona i ens apareixerà una franja amb dues icones. Una brossa per esborrar la imatge i un llapis per elegir una imatge del nostre disc dur.

En la part inferior de la fitxa de contactes, apareixen més opcions i inclús algunes d’específiques en funció dels mòduls instal·lat o de la configuració elegida. Anem a repassar els més importants:

Contactes i direccions:

En aquest apartat podrem crear Contactes relacionats de l’empresa o autònom, per exemple les dades del comptable d’una empresa. Destacar que es el mateix crear un contacte individual i assignar-lo a una companyia, que crear una companyia i crear aquests contactes relacionats.

Captura de 2016-03-03 13:45:26

Fixeu-vos que en aquest aparta també podrem crear adreces d’enviament i de facturació diferents per al mateix contacte. Per exemple en el cas d’empreses que tinguin les oficines i el magatzem en llocs físicament separats.

Captura de 2016-03-03 15:32:41

Notes Internes:

En aquest camp escriurem qualsevol anotació que vulguem fer en referència al contacte. És un camp que no serà visible pel contacte.

Captura de 2016-03-04 15:57:02

Vendes i Compres:

Captura de 2016-03-04 16:01:43

Captura de 2016-03-04 16:19:18

En aquest apartat elegirem si és un client o és un proveïdor o ambdues coses fent un clic en la casella corresponent. Igualment assignarem el comercial o venedor en el cas que sigui un client. Ens permet també l’assignació d’un codi intern. Des d’aquesta pantalla, també podem crear comptes bancaris o targetes de crèdit assignades a aquest client. Per accedir-hi farem un clic al que correspongui.

Captura de 2016-03-04 16:23:56

En aquests camps posarem les dades del numero de compte i el nom del banc al qual pertany el compte. Aquest compte ja quedarà assignat a aquell contacte.

Comptabilitat:

Captura de 2016-03-04 16:33:27

En aquesta pantalla configurarem els terminis de pagament en funció de si es un proveïdor o un client. També posarem la posició fiscal, aquí podrem triar sobre uns quants (agrari, retenció, etc.) encara que el més normal és el règim general.

El TIN o NIF és el nombre fiscal del contacte. En Odoo aquest nombre s’entra en format europeu, és a dir el número fiscal que estem acostumats habitualment mes un prefix que consta de les dues lletres majúscules amb el codi del país. Per exemple el TIN de Batista10 quedaria: ES78078933M . Aquest camp és auto-verificable i ens informarà de si hi ha algun error en l’entrada del numero.

Els comptes a cobrar i a pagar seran els codis comptables de client i proveïdor respectivament. Habitualment el codi comptable de client és un 43000000 i el del proveïdor pot variar entre un codi 40000000 en el cas d’un proveïdor de mercaderies, de matèries primeres, o de serveis que després revenem, o un codi 41000000 en el cas d’un creditor per prestació de serveis, o sigui un proveïdor de materials o serveis per a consum de la pròpia empresa, i que no són repercutibles directament en la venda al client.

Atenció:

Tot i això en aquest apartat recomanem que en cas de dubte consulteu al vostre assessor fiscal per utilitzar els codis correctes.

Configurar Correu Electrònic Thunderbird

Instal·lació

Mozilla Thunderbird és un potent gestor de correu electrònic, que ens permet agrupar tots els nostres correus (quin no te avui en dia 2 o més correus electrònics?), en un sol programa i en un cop d’ull veure l’estat de tots.

El primer pas que hem de fer és descarregar-lo de la seva pàgina web:

Windows: https://download.mozilla.org/?product=thunderbird-latest&os=win&lang=ca

Mac: https://download.mozilla.org/?product=thunderbird-latest&os=osx&lang=ca

Linux: https://download.mozilla.org/?product=thunderbird-latest&os=linux64&lang=ca

I l’instal·larem seguint les instruccions que en doni per pantalla. En cas de dubte sempre deixarem les opcions que ell ens proposa per defecte.

Execució el primer cop

El primer cop que executem el Mozilla Thunderbird ens sortirà un avís de si volem establir el programa com a per defecte del Correu Electrònic. Us recomanem que el definiu per defecte, però alhora també que desactiveu la casella «Comprova-ho sempre quan s’inicii el Thunderbird»

defecte

La següent pantalla ens proposa crear un correu electrònic en cas de que no en tinguéssim un de propi. Com a norma general en aquest cas ens saltarem el pas i configurarem el nostre correu existent.

correunonostre

En el proper pas ja ens demana les dades de configuració del correu electrònic. En aquesta pantalla simplement posarem el nostre nom, la nostra adreça de correu electrònic i la contrasenya d’accés al correu electrònic. La vostra contrasenya us l’ha de facilitar el vostre proveïdor de correu electrònic.

configura1

Un cop li donem a continuar Mozilla Thunderbird intentarà detectar automàticament els paràmetres de configuració del nostre correu electrònic. Us he de dir que Thunderbird és efectiu en més del 95% dels correus electrònics.

configura2

En el cas que no detectés la configuració correctament, o voléssim fer una configuració diferent (Ex. entrada per un correu, però sortida per un altre) Hauríem de donar -li al botó «Configuració Manual» i entrar nosaltres manualment els paràmetres de configuració del correu. Aquests paràmetres també us els ha de facilitar el vostre proveïdor de correu.

configura3

Afegir un altre compte de correu

Si tot ho hem fet correctament fins aquí ja tenim el primer compte de correu configurat, i en un moment hauríem de començar a rebre correu electrònic a la safata d’entrada. Per afegir un correu nou, o modificar els paràmetres del que acabem de crear, farem un clic amb el botó dret del ratolí a sobre del nom del correu que acabem de crear i ens apareixerà un menú, on seleccionarem l’última opció «Paràmetres»

Parametres

Un cop entrem en la pantalla de paràmetres, per afegir un compte de correu nou, anirem a la opció inferior «Accions del compte» i en el desplegable que ens apareix li donarem a «Afegeix un compte de correu». En aquell moment ens tornarà a aparèixer l’assistent de configuració que hem vist en el punt anterior. Si ens hi fixem bé, en aquesta pantalla de paràmetres també podrem modificar la signatura dels correus que escrivim, ja sigui posant el text nosaltres manualment, o be adjuntant un fitxer d’imatge o HTML.

Parametres2