Reposició de Botigues ICGManager

REPOSICIÓ DE BOTIGUES ICGMANAGER

A través d’un exemple pràctic, explicarem com fer un sistema de reposició de vendes entre un magatzem i el propi establiment.

Suposem que tenim un establiment comercial i un magatzem fora de l’establiment i necessitem fer la reposició dels dos magatzems, tal que a la botiga s’han de reposar totes les vendes des del magatzem i al magatzem s’han de reposar els productes que estiguin per sota d’un mínim establert.esquema
Tenim definits com a mínim 2 magatzems a ICGManager, un per la botiga i l’altre pel magatzem principal:

1- magatzems
I alhora tenim definit un article amb les següents configuracions de magatzems i estocs:

2 - estoc inicial

Per l’article tenim definit un estoc de 10 unitats permanents a la botiga. Al ser permanents per això els fem correspondre tan amb l’estoc mínim com amb el màxim amb la mateixa quantitat. Pel magatzem definirem que volem tenir un mínim de 5 unitats i un màxim de 15.

Actualment al estoc hi han les 10 unitats corresponents a la botiga i 8 unitats al magatzem.

Realitzem una venda de 5 unitats a la botiga, en aquest cas ho fem amb un albarà, però la venda es pot realitzar també amb Front Rest, Front Retail, Autovenda, etc…

3 - Venda

Si ens fixem amb l’estoc, les unitats al magatzem botiga han baixat fins a 5 unitats.

4 - estoc venda

Suposem que volem fer una reposició de tot el que ens falta a la botiga. Per fer aquesta reposició anirem a fer un traspàs de magatzem des de l’opció Magatzem → Traspàs de Magatzem

5 - menu traspas

Un cop dins de la pantalla de magatzems, configurarem el magatzem d’origen (magatzem) i el magatzem de destí (botiga) (1), i tot seguit farem clic al botó reposar vendes (2). En el nostre cas i configuració, també ens funcionaria el botó reposar mínims.

6 - Traspàs magatzem

Seguidament ens sortirà una pantalla en la qual podrem triar les dates en que tindrà en compte les vendes a reposar. També podrem elegir si només traspassar en cas que l’estoc del magatzem sigui superior a la botiga.

7 - Filtre traspas

Finalment només ens caldrà revisar que tot el traspàs és correcte i desar-lo. Si ens fixem be, ens traspassa 5 unitats que són les que hem venut.

8 - Traspàs

Ara només ens caldrà comprovar com ha quedat l’estoc d’aquest article desprès del traspàs, i fixar-nos que l’estoc al magatzem ha quedat per sota de mínim que nosaltres volem.

9 - Estoc traspàs

Per reposar a través d’una compra al proveïdor, ho farem a través de Compres → Previsió → Un magatzem Aquesta opció ens permetrà generar comandes de compra als proveïdors dels articles que estiguin per sota el mínim d’estoc, fent una comanda fins arribar al màxim d’estoc.

10 - Menú previsió

Per fer una nova previsió de compres farem clic al botó Nou:

11 - nova previsio

Ens demanarà seleccionar el magatzem en que farem la previsió de compres. En el nostre cas serà el magatzem, ja que la botiga sempre la proveïm per reposicions.

12 - magatzem previsió

Un cop seleccionat el magatzem, haurem d’afegir els articles que volem reposar.

13 - afegir articles

I ens preguntarà la data a la partir de qual els articles han tingut algun tipus de moviment. Això ho fa per no afegir articles en desús. En cas de que vulguem posar tots els articles, haurem de posar una data molt antiga tipus ‘01/01/1950’

14 - data previsió

Finalment podrem fer un altre filtre on podrem filtrar per família, per data de venda, per magatzem, etc…

15 - Filtre article

Ens apareixeran per pantalla, tots els articles que complien els requisits anteriors, ja amb la proposta d’unitats a comprar per arribar fins a l’estoc màxim

16 -articles sota minim

Podrem comprovar a la part superior dreta el càlcul que fa per arribar a demanar les unitats necessàries. Primer de tot calcula un estoc futur que està compost del estoc actual, més les comandes de compra pendents de rebre, més les unitats que estiguin en procés de fabricació i més les unitats que estiguin en traspàs des d’un altre magatzem i encara no hem rebut. Aquest estoc futur serà el que tindrà en compte alhora de decidir si l’estoc està per sota del mínim.

Podrem observar que en cas que l’article no tingui proveïdor assignat ho podrem fer amb la tecla F8, així com assignar un preu de compra amb la tecla F7.

17 - proveidor i preu

Generarem les comandes de compra amb el botó «Generar Comandes»

18 - generar comandes

I ens apareixerà un llistat amb totes les comandes diferents a generar (una per proveïdor). I podrem desmarcar les que no vulguem generar.

19 - llista de comandes

Ens mostrarà per pantalla les comandes de compra generades, amb la possibilitat de modificar-es manualment.

20- commanda

Finalment comprovarem com ha quedat el estoc a la fitxa del nostre article. Podeu observar que al no recepcionar la comanda generada, encara no ha passat les unitats a l’estoc definitiu. En el moment de recepció de la comanda de compra l’estoc quedarà en l’estat ideal.

21 - estoc final

OBERTURA D’EMPRESES COMPTABLES ICGMANAGER

OBERTURA D’EMPRESES COMPTABLES ICGMANAGER

Atenció: Aquest document conté operacions que poden posar en risc la integritat
de les dades del programa. Per això és molt importat tenir en compte els següents
punts abans de fer cap pas del document:
• Fer un còpia de seguretat abans de fer res d’aquesta operació.
• Realitzar aquesta operació assegurant-nos que solament nosaltres estem
treballant amb ICG.
• Tenir desactivats ICGRemote, ICGDataExchange i/o qualsevol altre
programa de ICG o fet a mida que insereixi dades dins la base de dades de
ICG.
• Un cop modificats els documents de venda hem de fer el pas invers a cada
punt d’aquest document per tornar a deixar ICGManger tal com estava
abans.
• En cas de voler modificar l’assentament de tancament amb els nous valors,
haurem de realitzar un tancament de l’empresa comptable sobre la
empresa existent de l’any posterior. Aquest punt no s’explica en aquest
document, encara que ho podreu trobar a la documentació oficial de ICG:
http://www.icgonline.net/marcos/documentos/docs/es/software/ICGMana
ger/Guía Cierre Contable.pdf
• En cas de dubte consulti el vostre distribuïdor de ICG.

Molts cops ens trobem que per diverses causes hem de modificar una factura o
document d’un any comptable tancat i ICGManager no ens permet realitzar
l’acció. Per exemple en el cas de voler modificar un venedor sense canviar els
valors de la factura per un càlcul de comissions.

1 - Document no modificable.png

Atenció, aquest mètode permet modificar fins hi tot els valors d’un document
comptable. En aquest cas s’hauria de tornar a tancar la comptabilitat sobre una
empresa ja existent. Com fer això ho podreu trobar a la documentació oficial de
ICG.
1- Obrir empresa comptable
El primer pas normalment és obrir l’empresa comptable de l’any que volem
modificar la factura. Per això anirem a Fitxers → Fitxers Auxiliars → Empreses
Comptabilitat

2 - empresa compable.png

Un cop en aquella pantalla, ens assegurarem d’esborrar tant la data de fi com la
data de bloqueig, deixant els valor en blanc.

3 - Data comptable.png

2- Desbloquejar llibre de IVA
El següent pas serà desbloquejar el llibre de IVA de l’empresa comptable que
volem modificar el document. Per fer-ho accedirem al diari d’apunts de
l’empresa comptable que volem obrir.

4 - Diari apunts.png I tot seguit anirem al llibre del IVA de l’empresa i entrarem dins de la liquidació

5 - Liquidacio.png

En la pantalla de la liquidació canviarem a una data anterior al que vulguem
modificar el document i validem l’operació.

6 - Data Bloqueig.png

3- Desbloquejar les àrees de negoci
Comprovarem que no hi hagi cap bloqueig a nivell d’àrea de negoci. Per això
entrarem a les àrees de negoci des de Fitxer → Àrees de negoci i comprovarem
que la data de bloqueig sigui inferior a la que volem modificar els documents.

7 - Arees negoci.png

4- Modificar concepte comptable de l’assentament de tancament
Finalment entrarem al diari d’apunts per modificar l’assentament de tancament
de l’empresa. Un cop dins del diari d’apunt, canviem la data a l’últim dia de l’any
comptable. En cas que vulguem modificar l’assentament de tancament i
d’obertura amb els nous valors de la factura, haurem d’esborrar l’assentament de
tancament.

8 - Assentament tancament1.png

Un cop en aquella pantalla cercarem l’assentament de tancament, o sigui el que
tingui el Concepte Comptable (CC) amb el número 98. Farem un doble clic a
l’assentament per modificar-lo.
Un cop dins de la modificació canviarem el concepte comptable A TOTS ELS
APUNTS per un altre número que no sigui el 98. Desarem els canvis amb el botó
ESC.

9 - Assentament tancament2.png

En aquest punt ja podrem modificar els documents d’un any comptable tancat.

 

 

Gestió d’estocs mínims i màxims a Odoo

GESTIÓ D’ESTOCS MÍNIMS I MÀXIMS A ODOO

L’automatització de processos de compra de productes o matèries primeres, és un dels aspectes que més temps, espai i diners poden estalviar a una empresa. Una de les formes de proveïment automàtic més habituals, és la gestió d’estocs mínims i màxims d’un producte.

Per crear les regles que governaran els estocs entrarem a la fitxa del producte de compra.

entrada producte

Un cop dins la fitxa del producte, anirem a la opció regles d’abastiment de la part superior dreta de la fitxa del producte.

entra regles

Dins d’aquesta pantalla haurem de crear una nova regla d’abastiment amb el botó «Crear»

crea regla

Dins de la pantalla de les regles d’abastiment, podrem definir diversos paràmetres que afectaran al moment de llançar una ordre de compra:

pantalla regles

pantalla regles

Nom: Ens indica el nom que vulguem donar a la regla d’abastiment. Per defecte ell ens en proposa un amb un comptador, però res no impedeix de canviar-lo.

Producte: Producte sobre el qual tindrà efecte la regla de proveïment.

Magatzem: Magatzem sobre el qual es realitzarà l’ordre de proveïment, sigui ordre de compra o de fabricació.

Ubicació: Ubicació de l’article dins del magatzem. Les regles només afectaran a la ubicació aquí establerta. En cas de diferents ubicacions del mateix article, s’haurien de generar diferents regles d’abastiment.

Quantitat mínima: Quantitat de producte per sota la qual es generarà una sol·licitud de proveïment, en cas que l’estoc del article estigui per sota. Representa la quantitat mínima que volem tenir sempre al magatzem.

Quantitat màxima: Quantitat fins a la qual és generarà una comanda de compra per igualar el estoc a aquesta quantitat. Representa la quantitat màxima de producte que volem o podem tenir.

Múltiple de la quantitat: Representa les unitats en que s’envien els productes de compra. Per exemple, si nosaltres comprem productes individualment, però van en caixes de 6 unitats i aquesta és la unitat mínima de compra, haurem d’establir aquest valor a 6, per igualar el valor de la compra a les caixes que rebrem.

Actiu: Ens permet activar i desactivar la regla sense tenir-la que esborrar.

Termini d’entrega: Dies previstos de recepció de la comanda o dies que es tardarà a produir productes.

Un cop creada la regla d’abastiment, si tornem a la pantalla de l’article, ens haurem d’assegurar que hi hagi com a mínim un proveïdor en cas que tinguem marcada l’opció de compra. També comprovarem que ens marca els estocs mínims i màxims que hem establert.

producte configurat

Per llançar les ordre de totes les regles d’abastiment que es compleixin en aquell moment, haurem d’anar a «Inventari» i «Executar ordres d’aprovisionament»

ordre

Ens apareixerà una pantalla que ens oferirà calcular el estoc.

executar ordre

Si tot el procés ha estat correcte i l’article inicialment no tenia estoc, ens hauria d’haver generat una comanda de compra al proveïdor de 15 unitats, per que el estoc estava per sota 5 unitats. Ho podrem comprovar des de «compres» «Sol·licituds de pressupost»

comprescompres2

Creació d’espais per als clients NextCloud

CREAR GRUPS DE CLIENTS A NEXTCLOUD / OWNCLOUD

En aquest manual, explicarem com crear un espai per als nostres clients o proveïdors, per a poder intercanviar fitxers de forma segura.

1- Crear usuari i grup.

Ens connectarem a l’entorn web del cloud a través del nostre navegador d’internet. Per fer aquestes operacions haurem de tenir un compte de supervisor.

Un cop dins entrarem a les opcions del nostre usuari a la part superior dreta del navegador i desplegarem les opcions.

entraconfig

Dins del llistat d’usuaris, podrem crear un usuari nou a la part superior de la pantalla. Posarem el nom d’usuari del client que vulguem (1) (Pot ser el seu correu electrònic!!!) i li assignem una contrasenya (2). Al desplegar l’opció dels grups, ens mostrarà un llistat amb tots els grups existents. En el nostre cas en crearem un de nou i l’anomenarem «Clients» (3). Per finalitzar la creació del usuari i del grup li donarem al botó «crear» (4).

creauser

Podrem comprovar com l’usuari s’ha creat correctament. Des d’aquesta pantalla, també podrem modificar diversos aspectes del usuari com per exemple, assignar-li una quota d’espai màxim a utilitzar (1) o modificar el nom complert del client (2).

quotauser

 

2- Crear carpetes

Un cop creat l’usuari, haurem de crear les carpetes que compartirem entre els diferents usuaris. Accedirem a l’opció de les carpetes des de la part superior esquerra de la pantalla.

carpetes

 

Crearem una nova carpeta que anomenarem «Clients» des del boto +

crea carpetes

En el nostre cas dins de la carpeta clients, nosaltres crearem una carpeta per per cada un dels clients i una carpeta general on hi deixarem documentació interessant per a ells. Ens quedaria una estructura així:

creacarpetesclient

3- Compartir carpetes

Un cop creada l’estructura de carpetes ja només ens faltarà assignar els permisos corresponents a cada carpeta. El que farem serà compartir la carpeta des de l’opció “compartir” del costat de cada carpeta.

compartirusuari

Al començar a escriure en l’espai per compartir, el cloud ens anirà proposant els diferents usuaris i grups que compleixin les condicions escrites.

Un cop escrit el client i assignat, tindrem l’opció de fer la carpeta de només lectura, o inclús d’establir els permisos més detalladament fent clic als tres punts del costat de l’opció d’edició.

compartirgrup

4- A vista del client

Un cop fetes totes les passes correctament el client ja pot entrar amb l’usuari i la contrasenya assignades al punt 1. El client només haurà de veure les carpetes que hem compartit per ell i pel seu grup amb els permisos corresponents.

vistaclient

Facturar tiquets a Odoo Rest

FACTURAR TIQUETS A ODOO REST

En hostaleria, sobretot en restaurants de menús diaris, és habitual tenir que fer un tiquet justificant del dinar i finalment facturar aquests tiquets tots agrupats en una sola factura.

Per aconseguir-ho a Odoo, hem de tenir el mòdul «Account Invoice Merge» que ens permetrà agrupar diverses factures en una sola.

1- Crearem un tiquet normal, però li assignarem un nom de client.

tiquet nominal

2- En el cas que per error, un tiquet es totalitzes sense nom ho podrem corregir des de fora de la pantalla del punt de venda a «Punt de Venda → Comandes»

modificar tiquet

En cop en la pantalla, podrem filtrar per cercar el tiquet i entrarem dins seu fent-hi un clic a sobre. Un cop dins del tiquet podem donar-li al botó «Editar» (1) i podrem modificar el client (2).

modificar nom

3- Per transformar aquest tiquet en factura simplement un cop dins del tiquet li donem al botó «factura» i ens transformarà el tiquet en una factura amb estat esborrany.

facturar tiquet

Es molt important no validar la factura ja que sinó no la podrem agrupar.

factura esborrany

4- Agrupar factures esborrany i crear la factura.

Un cop tenim tots els tiquets que volem facturar en diferents factures amb estat esborrany, hem de seleccionar aquestes factures a la pantalla i marcar-les totes.

seleccionar factures

Després anirem a «Acció» i anirem a l’opció «Merge Partner Invoice»

crear factura agrupada

Ens preguntarà la data de la factura i si volem mantenir les referències de les factures originals.

crear factura agrupada 2

Li donarem a «Merge Invoices» per crear la factura.

5- Validar la factura creada.

Un cop creada la factura:

factura

Entrarem dins i ja la podrem validar.

validar factura

Entrada de Factures de Compra i Despeses a Dolibarr

ENTRADA DE COMPRES A DOLIBARR

  1. Creació de proveïdors

    Per entrar una compra o despesa a Dolibarr, primer de tot haurem de crear el proveïdor o creditor. En el cas que no tinguem la comptabilitat activada no ens farà falta distingir entre uns i els altres.
    Per crear un nou proveïdor anirem a «Tercers» i «Nou proveïdor»

    accesproveidors

    Quan ens aparegui la fitxa del proveïdor, emplenarem totes les seves dades generals (Nom, telèfon, etc…) i indicar clarament que és un proveïdor.

    fitxaproveidor

    Un cop creat el proveïdor, ja podrem modificar les dades de les formes de pagament i les dades bancaries. En aquesta pantalla, també podrem introduir el codi comptable i distingir així en el cas de la comptabilitat Espanyola els proveïdors (400) dels creditors (410).

    codicompta

  2. Diferències entre articles i despeses.

    Alhora d’entrar les compres tindrem dos tipus d’articles principals a entrar:

    1. Articles de Clients. Que inclouen tots els articles que és repercuteixen directament als clients. Poden ser:

      • Articles de compra – venda directa. Per exemple una bombeta. Nosaltres comprem una bombeta i la re-venem a un client.

      • Articles de Fabricació o composició. Per exemple una bombeta, un portalàmpades i un suport. Nosaltres en fem una làmpada i la venem al client final. Totes les matèries primeres són considerades com un article de client.

      • Articles de serveis. Tot serveis que contractem específicament per realitzar una tasca a un client concret. Per exemple lloguem una empresa especialista en la col·locació de làmpades per a una obra d’un client concret.

    2. Articles de Despesa. Són tots els serveis o articles que no podem repercutir directament a un client concret, ja que són productes o serveis generals per al funcionament de l’empresa. Hi podem trobar:

      • Serveis: Tots els serveis que fan que la nostra empresa pugi funcionar: llum, calefacció, serveis informàtics, gestories, despeses publicitaries, etc…

      • Productes: Articles de consum propi per al funcionament de l’empresa. En aquest grup hi han: Els combustibles dels vehicles o calefaccions, el material d’oficina, el mobiliari, el material informàtic, etc…

  3. Creació productes de Despeses

    Entrarem els productes tal i com vam explicar en aquesta entrada:

    https://batista10blog.wordpress.com/2016/10/26/creacio-darticles-a-dolibarr/

    Per entrar les despeses el procediment és similar, encara que sempre haurem d’indicar que el producte no és en venda. També podrem indicar el codi comptable de la despesa. En cas de dubte consulteu el vostre assessor o gestor per saber quin codi comptable respon a cada despesa.
    articles compra

    Una altra característica habitual dels productes de despesa, és que no s’acostumen a entrar específicament, excepte que vulguem un control molt alt sobre les despeses. Per entendre-ho millor, nosaltres podríem entrar els materials d’oficina, explicitant-ne cada un d’ells (bolígrafs, grapadores, clips, folis blancs, etc…) cosa que ens donaria un control molt alt sobre en que gastem, però per contra hauríem de crear molts articles i moltes línies de factura. Habitualment les empreses petites no els interessa saber si han gastat més en bolígrafs o en grapadores i aleshores creen un article genèric de Material d’oficina. Això permet simplificar l’entrada de factures de despesa, a costa de no tenir explicitat el producte exacte comprat.

    Per acabar, haurem d’assignar el producte al proveïdor i donar-li un preu per defecte. Això ho farem des de la pestanya «Preus compra» de la fitxa del producte o servei:
    preus compra

     

  4. Entrada de factures de compra.

    Per crear una nova factura de compra o de despesa, anirem a «Financera» (1) i «Factures de proveïdors – Nova factura» (2). Simplement emplenarem les dades del proveïdor i de la forma de pagament (3) i li donarem a Crear esborrany (4) per generar la nova factura.

    factcompra1

    Un cop creada la capçalera amb format esborrany, anirem posant les línies de compra dels productes.
    factcompra2

    Finalment només ens caldrà validar la factura per acabar-la d’entrar. Posteriorment podrem entrar els pagaments de la factura per finalitzar el procés de registre.

     

VINCULAR DOCUMENTS DE COMPRA A L’AMORTITZACIÓ

VINCULAR DOCUMENTS DE COMPRA A L’AMORTITZACIÓ

Un dels principals problemes que presentaven les antigues versions de ICGManager, és que l’amortització dels bens materials no es podien relacionar amb els productes comprats. En aquest document explicarem com crear una amortització i com assignar-la a un producte.

Creació del grup d’amortització

Els grups d’amortització ens permeten diferenciar els diferents grups de productes a amortitzar. En el nostre cas, per exemple crearem un grup d’amortització que anomenarem «Vehicles d’empresa». Per crear-ho, anirem al menú Comptabilitat → Immobilitzat → Grups d’amortització

menugrup

Per crear el nou grup simplement li donem al botó nou i posem el codi i la descripció del grup. Guardarem el grup.

creargrup

Creació de les fitxes d’amortització

Per crear una nova fitxa d’amortització, anirem a Comptabilitat → Immobilitzat → Fitxes d’amortització. Li donarem al botó nou per crear-ne una de nova.

fitxamortitzacio

Posarem els valors que corresponen per emplenar correctament l’amortització. En cas de dubte consulteu al vostre assessor comptable. Guardarem la fitxa d’amortització.

Assignació de la despesa de compra

Desprès hem d’entrar la despesa normalment, ja sigui amb un albarà de compra o per un document de despesa.

gasto

Un cop tinguem la despesa entrada o recuperada, fem un clic amb el botó dret del producte que vulguem assignar a una fitxa d’amortització i al menú seleccionem l’opció «Fitxa d’amortització»

menugasto

Aleshores en apareixerà una nova pantalla amb totes les fitxes d’amortització. Haurem de seleccionar la que pertany a la nostra despesa i donar-li a acceptar.

triafitxa

Validar document a la fitxa d’amortització

Un cop fet això, si anem a la fitxa d’amortització, i fem clic al botó «Documents».

documents

I ens apareixerà la vinculació dels documents sobre aquell immobilitzat

docsimmobilitzat