Gestió d’estocs mínims i màxims a Odoo

GESTIÓ D’ESTOCS MÍNIMS I MÀXIMS A ODOO

L’automatització de processos de compra de productes o matèries primeres, és un dels aspectes que més temps, espai i diners poden estalviar a una empresa. Una de les formes de proveïment automàtic més habituals, és la gestió d’estocs mínims i màxims d’un producte.

Per crear les regles que governaran els estocs entrarem a la fitxa del producte de compra.

entrada producte

Un cop dins la fitxa del producte, anirem a la opció regles d’abastiment de la part superior dreta de la fitxa del producte.

entra regles

Dins d’aquesta pantalla haurem de crear una nova regla d’abastiment amb el botó «Crear»

crea regla

Dins de la pantalla de les regles d’abastiment, podrem definir diversos paràmetres que afectaran al moment de llançar una ordre de compra:

pantalla regles

pantalla regles

Nom: Ens indica el nom que vulguem donar a la regla d’abastiment. Per defecte ell ens en proposa un amb un comptador, però res no impedeix de canviar-lo.

Producte: Producte sobre el qual tindrà efecte la regla de proveïment.

Magatzem: Magatzem sobre el qual es realitzarà l’ordre de proveïment, sigui ordre de compra o de fabricació.

Ubicació: Ubicació de l’article dins del magatzem. Les regles només afectaran a la ubicació aquí establerta. En cas de diferents ubicacions del mateix article, s’haurien de generar diferents regles d’abastiment.

Quantitat mínima: Quantitat de producte per sota la qual es generarà una sol·licitud de proveïment, en cas que l’estoc del article estigui per sota. Representa la quantitat mínima que volem tenir sempre al magatzem.

Quantitat màxima: Quantitat fins a la qual és generarà una comanda de compra per igualar el estoc a aquesta quantitat. Representa la quantitat màxima de producte que volem o podem tenir.

Múltiple de la quantitat: Representa les unitats en que s’envien els productes de compra. Per exemple, si nosaltres comprem productes individualment, però van en caixes de 6 unitats i aquesta és la unitat mínima de compra, haurem d’establir aquest valor a 6, per igualar el valor de la compra a les caixes que rebrem.

Actiu: Ens permet activar i desactivar la regla sense tenir-la que esborrar.

Termini d’entrega: Dies previstos de recepció de la comanda o dies que es tardarà a produir productes.

Un cop creada la regla d’abastiment, si tornem a la pantalla de l’article, ens haurem d’assegurar que hi hagi com a mínim un proveïdor en cas que tinguem marcada l’opció de compra. També comprovarem que ens marca els estocs mínims i màxims que hem establert.

producte configurat

Per llançar les ordre de totes les regles d’abastiment que es compleixin en aquell moment, haurem d’anar a «Inventari» i «Executar ordres d’aprovisionament»

ordre

Ens apareixerà una pantalla que ens oferirà calcular el estoc.

executar ordre

Si tot el procés ha estat correcte i l’article inicialment no tenia estoc, ens hauria d’haver generat una comanda de compra al proveïdor de 15 unitats, per que el estoc estava per sota 5 unitats. Ho podrem comprovar des de «compres» «Sol·licituds de pressupost»

comprescompres2

Anuncis

Creació d’espais per als clients NextCloud

CREAR GRUPS DE CLIENTS A NEXTCLOUD / OWNCLOUD

En aquest manual, explicarem com crear un espai per als nostres clients o proveïdors, per a poder intercanviar fitxers de forma segura.

1- Crear usuari i grup.

Ens connectarem a l’entorn web del cloud a través del nostre navegador d’internet. Per fer aquestes operacions haurem de tenir un compte de supervisor.

Un cop dins entrarem a les opcions del nostre usuari a la part superior dreta del navegador i desplegarem les opcions.

entraconfig

Dins del llistat d’usuaris, podrem crear un usuari nou a la part superior de la pantalla. Posarem el nom d’usuari del client que vulguem (1) (Pot ser el seu correu electrònic!!!) i li assignem una contrasenya (2). Al desplegar l’opció dels grups, ens mostrarà un llistat amb tots els grups existents. En el nostre cas en crearem un de nou i l’anomenarem «Clients» (3). Per finalitzar la creació del usuari i del grup li donarem al botó «crear» (4).

creauser

Podrem comprovar com l’usuari s’ha creat correctament. Des d’aquesta pantalla, també podrem modificar diversos aspectes del usuari com per exemple, assignar-li una quota d’espai màxim a utilitzar (1) o modificar el nom complert del client (2).

quotauser

 

2- Crear carpetes

Un cop creat l’usuari, haurem de crear les carpetes que compartirem entre els diferents usuaris. Accedirem a l’opció de les carpetes des de la part superior esquerra de la pantalla.

carpetes

 

Crearem una nova carpeta que anomenarem «Clients» des del boto +

crea carpetes

En el nostre cas dins de la carpeta clients, nosaltres crearem una carpeta per per cada un dels clients i una carpeta general on hi deixarem documentació interessant per a ells. Ens quedaria una estructura així:

creacarpetesclient

3- Compartir carpetes

Un cop creada l’estructura de carpetes ja només ens faltarà assignar els permisos corresponents a cada carpeta. El que farem serà compartir la carpeta des de l’opció “compartir” del costat de cada carpeta.

compartirusuari

Al començar a escriure en l’espai per compartir, el cloud ens anirà proposant els diferents usuaris i grups que compleixin les condicions escrites.

Un cop escrit el client i assignat, tindrem l’opció de fer la carpeta de només lectura, o inclús d’establir els permisos més detalladament fent clic als tres punts del costat de l’opció d’edició.

compartirgrup

4- A vista del client

Un cop fetes totes les passes correctament el client ja pot entrar amb l’usuari i la contrasenya assignades al punt 1. El client només haurà de veure les carpetes que hem compartit per ell i pel seu grup amb els permisos corresponents.

vistaclient

Facturar tiquets a Odoo Rest

FACTURAR TIQUETS A ODOO REST

En hostaleria, sobretot en restaurants de menús diaris, és habitual tenir que fer un tiquet justificant del dinar i finalment facturar aquests tiquets tots agrupats en una sola factura.

Per aconseguir-ho a Odoo, hem de tenir el mòdul «Account Invoice Merge» que ens permetrà agrupar diverses factures en una sola.

1- Crearem un tiquet normal, però li assignarem un nom de client.

tiquet nominal

2- En el cas que per error, un tiquet es totalitzes sense nom ho podrem corregir des de fora de la pantalla del punt de venda a «Punt de Venda → Comandes»

modificar tiquet

En cop en la pantalla, podrem filtrar per cercar el tiquet i entrarem dins seu fent-hi un clic a sobre. Un cop dins del tiquet podem donar-li al botó «Editar» (1) i podrem modificar el client (2).

modificar nom

3- Per transformar aquest tiquet en factura simplement un cop dins del tiquet li donem al botó «factura» i ens transformarà el tiquet en una factura amb estat esborrany.

facturar tiquet

Es molt important no validar la factura ja que sinó no la podrem agrupar.

factura esborrany

4- Agrupar factures esborrany i crear la factura.

Un cop tenim tots els tiquets que volem facturar en diferents factures amb estat esborrany, hem de seleccionar aquestes factures a la pantalla i marcar-les totes.

seleccionar factures

Després anirem a «Acció» i anirem a l’opció «Merge Partner Invoice»

crear factura agrupada

Ens preguntarà la data de la factura i si volem mantenir les referències de les factures originals.

crear factura agrupada 2

Li donarem a «Merge Invoices» per crear la factura.

5- Validar la factura creada.

Un cop creada la factura:

factura

Entrarem dins i ja la podrem validar.

validar factura

Entrada de Factures de Compra i Despeses a Dolibarr

ENTRADA DE COMPRES A DOLIBARR

  1. Creació de proveïdors

    Per entrar una compra o despesa a Dolibarr, primer de tot haurem de crear el proveïdor o creditor. En el cas que no tinguem la comptabilitat activada no ens farà falta distingir entre uns i els altres.
    Per crear un nou proveïdor anirem a «Tercers» i «Nou proveïdor»

    accesproveidors

    Quan ens aparegui la fitxa del proveïdor, emplenarem totes les seves dades generals (Nom, telèfon, etc…) i indicar clarament que és un proveïdor.

    fitxaproveidor

    Un cop creat el proveïdor, ja podrem modificar les dades de les formes de pagament i les dades bancaries. En aquesta pantalla, també podrem introduir el codi comptable i distingir així en el cas de la comptabilitat Espanyola els proveïdors (400) dels creditors (410).

    codicompta

  2. Diferències entre articles i despeses.

    Alhora d’entrar les compres tindrem dos tipus d’articles principals a entrar:

    1. Articles de Clients. Que inclouen tots els articles que és repercuteixen directament als clients. Poden ser:

      • Articles de compra – venda directa. Per exemple una bombeta. Nosaltres comprem una bombeta i la re-venem a un client.

      • Articles de Fabricació o composició. Per exemple una bombeta, un portalàmpades i un suport. Nosaltres en fem una làmpada i la venem al client final. Totes les matèries primeres són considerades com un article de client.

      • Articles de serveis. Tot serveis que contractem específicament per realitzar una tasca a un client concret. Per exemple lloguem una empresa especialista en la col·locació de làmpades per a una obra d’un client concret.

    2. Articles de Despesa. Són tots els serveis o articles que no podem repercutir directament a un client concret, ja que són productes o serveis generals per al funcionament de l’empresa. Hi podem trobar:

      • Serveis: Tots els serveis que fan que la nostra empresa pugi funcionar: llum, calefacció, serveis informàtics, gestories, despeses publicitaries, etc…

      • Productes: Articles de consum propi per al funcionament de l’empresa. En aquest grup hi han: Els combustibles dels vehicles o calefaccions, el material d’oficina, el mobiliari, el material informàtic, etc…

  3. Creació productes de Despeses

    Entrarem els productes tal i com vam explicar en aquesta entrada:

    https://batista10blog.wordpress.com/2016/10/26/creacio-darticles-a-dolibarr/

    Per entrar les despeses el procediment és similar, encara que sempre haurem d’indicar que el producte no és en venda. També podrem indicar el codi comptable de la despesa. En cas de dubte consulteu el vostre assessor o gestor per saber quin codi comptable respon a cada despesa.
    articles compra

    Una altra característica habitual dels productes de despesa, és que no s’acostumen a entrar específicament, excepte que vulguem un control molt alt sobre les despeses. Per entendre-ho millor, nosaltres podríem entrar els materials d’oficina, explicitant-ne cada un d’ells (bolígrafs, grapadores, clips, folis blancs, etc…) cosa que ens donaria un control molt alt sobre en que gastem, però per contra hauríem de crear molts articles i moltes línies de factura. Habitualment les empreses petites no els interessa saber si han gastat més en bolígrafs o en grapadores i aleshores creen un article genèric de Material d’oficina. Això permet simplificar l’entrada de factures de despesa, a costa de no tenir explicitat el producte exacte comprat.

    Per acabar, haurem d’assignar el producte al proveïdor i donar-li un preu per defecte. Això ho farem des de la pestanya «Preus compra» de la fitxa del producte o servei:
    preus compra

     

  4. Entrada de factures de compra.

    Per crear una nova factura de compra o de despesa, anirem a «Financera» (1) i «Factures de proveïdors – Nova factura» (2). Simplement emplenarem les dades del proveïdor i de la forma de pagament (3) i li donarem a Crear esborrany (4) per generar la nova factura.

    factcompra1

    Un cop creada la capçalera amb format esborrany, anirem posant les línies de compra dels productes.
    factcompra2

    Finalment només ens caldrà validar la factura per acabar-la d’entrar. Posteriorment podrem entrar els pagaments de la factura per finalitzar el procés de registre.

     

VINCULAR DOCUMENTS DE COMPRA A L’AMORTITZACIÓ

VINCULAR DOCUMENTS DE COMPRA A L’AMORTITZACIÓ

Un dels principals problemes que presentaven les antigues versions de ICGManager, és que l’amortització dels bens materials no es podien relacionar amb els productes comprats. En aquest document explicarem com crear una amortització i com assignar-la a un producte.

Creació del grup d’amortització

Els grups d’amortització ens permeten diferenciar els diferents grups de productes a amortitzar. En el nostre cas, per exemple crearem un grup d’amortització que anomenarem «Vehicles d’empresa». Per crear-ho, anirem al menú Comptabilitat → Immobilitzat → Grups d’amortització

menugrup

Per crear el nou grup simplement li donem al botó nou i posem el codi i la descripció del grup. Guardarem el grup.

creargrup

Creació de les fitxes d’amortització

Per crear una nova fitxa d’amortització, anirem a Comptabilitat → Immobilitzat → Fitxes d’amortització. Li donarem al botó nou per crear-ne una de nova.

fitxamortitzacio

Posarem els valors que corresponen per emplenar correctament l’amortització. En cas de dubte consulteu al vostre assessor comptable. Guardarem la fitxa d’amortització.

Assignació de la despesa de compra

Desprès hem d’entrar la despesa normalment, ja sigui amb un albarà de compra o per un document de despesa.

gasto

Un cop tinguem la despesa entrada o recuperada, fem un clic amb el botó dret del producte que vulguem assignar a una fitxa d’amortització i al menú seleccionem l’opció «Fitxa d’amortització»

menugasto

Aleshores en apareixerà una nova pantalla amb totes les fitxes d’amortització. Haurem de seleccionar la que pertany a la nostra despesa i donar-li a acceptar.

triafitxa

Validar document a la fitxa d’amortització

Un cop fet això, si anem a la fitxa d’amortització, i fem clic al botó «Documents».

documents

I ens apareixerà la vinculació dels documents sobre aquell immobilitzat

docsimmobilitzat

Creació d’articles a Odoo

CREACIÓ D’ARTICLES A ODOO


La pantalla de creació d’articles a Odoo, pot variar molt en funció de la configuració que tinguem a Odoo i dels mòduls que tinguem instal·lats. Per fer aquest document, mirarem d’utilitzar una configuració amb els mòduls i les configuracions més habituals. No us ha d’estranyar gens que varii la vostra instal·lació de Odoo amb les pantalles que es presenten en aquest document.

Accés Pantalla d’articles

L’accés a la pantalla d’articles, es pot realitzar des de diferents llocs del programa, els més habituals acostumen a ser:

Vendes (1) → Vendes → Productes (2)

Compres → Compra → Productes

Inventari → Control d’Inventari → Productes

Per crear un nou article, en aquesta pantalla ens apareix un botó «Crear» (3). Per seleccionar un article existent, simplement li fem un clic a sobre i entrarem a la fitxa de l’article. Si l’article no apareix podem fer una cerca al cercador de la part superior dreta (4).

creaarticle

Dades bàsiques

Un cop creem l’article, a la part superior de la fitxa, ens preguntarà les dades més bàsiques de l’article:

Per posar una imatge passarem el ratolí per sobre la imatge, fins que ens aparegui una icona amb un llapis. Al fer clic en aquesta icona, ens apareixerà un diàleg on podrem elegir l’arxiu d’imatge del producte.

imatge

En aquest apartat, també podrem triar si l’article és de compra, de venda o ambdues coses.

Informació General

En aquest apartat s’inclouran les dades que defineixen les característiques principals de l’article:

informaciogeneral

El tipus de producte ens definirà les característiques del producte, podent afegir o treure camps de l’article, en funció del tipus que elegim. Els tipus habituals de que disposem són:

– Consumible: Productes en que no es te la gestió del estoc, tot i ser articles de característiques físiques. Podrien ser un exemple d’això, la sal que es consumeix en un restaurant, o les tintes que una empresa gasta per a les impressions.

– Serveis: Productes en que tampoc es gestiona l’estoc, però en aquest cas són articles intangibles. Podríem englobar en aquesta categoria la mà d’obra o els transports.

– Productes estocables: Producte en que si que controlem l’estoc. Aquí s’engloben la gran majoria d’articles de compra-venda o de fabricació.

La referència interna ens indica el codi que nosaltres utilitzarem per identificar l’article.

El codi de barres ens defineix el codi de barres per aquell article. Hem de tenir en compte que a Odoo per defecte només s’utilitza un sol codi de barres per article, excepte que tinguem algun mòdul que faci el contrari.

La política de facturació ens indica com es comportarà l’article en el cas que el vulguem facturar:

– Quantitats demanades: Ens deixarà realitzar factures de venda de l’article des d’una comanda de venda encara que aquesta no s’hagi entregat al client.

– Quantitats entregades: Només deixarà facturar l’article en cas que s’hagi entregat físicament o expedit al client.

– Facturació basada en temps i materials: Article que es facturarà des de tasques de treball. Útil en cas de lloguers i tasques assignades a treballadors.

Preu de venda indica el PVP per defecte. En un altre apartat ja definirem els preus segons les tarifes de venda. En cas que no s’apliqui cap tarifa, aquest serà el preu de venda.

El Cost és també el preu per defecte de cost. Si no hi ha cap cost associat a un proveïdor, utilitzarà aquest en les compres o fabricacions dels articles.

La unitat de mesura i la unitat de mesura de compra, indica el format en que es compra i es ven l’article. Noteu que les unitats de compra i venda poden ser diferents.

Control de factures de compra estableix com pot ser facturat aquest article. Si el proveïdor ens factura l’article abans de la recepció o és a posteriori.

Inventari

Aquí entrarem totes les característiques relacionades amb la compra, emmagatzematge, fabricació, etc. de l’article.

inventari

Les Rutes ens indicaran de quina forma podem aconseguir aquest producte:

– Compra: Al marcar aquesta opció indicarem que l’article pot ser inclòs en una comanda de compra a un proveïdor. Al recepcionar la comanda de compra l’article passarà a estar en estoc.

– Producció: Ens indica que aquest producte pot ser fabricat. Al marcar aquesta opció ens permetrà incloure aquest article en les ordres de fabricació.

– Sota comanda: Al marcar aquesta opció, Odoo generarà una comanda de compra, cada cop que es realitzi una comanda de venda encara que hi hagi productes en estoc.

La Categoria Interna és un sistema de classificació d’articles per famílies i subfamílies. Ens pot ser útil, a l’hora de cercar articles, fer informes o classificar els articles per a la venda On-Line. Podem escriure el nom de la categoria directament, i sinó existeix la crea automàticament.

El Pes Brut i el Volum ens indique aquestes característiques de l’article, en la unitat que sigui de referència per nosaltres. Ens pot servir per fer càlculs de càrrega de vehicles, informes diversos, empaquetament, etc.

El Seguiment marca la forma en que es realitzarà la traçabilitat del producte. Pot ser amb un únic numero de sèrie per article, amb lots d’articles o sense cap tipus de seguiment.

Els diferents Temps de vida que hi ha a l’article ens seran útils sobretot per controlar la caducitat dels articles que la tinguin. Hi han diferents temps de control de l’article.

Els Proveïdors, és una llista de tots els proveïdors que ens poden subministrar l’article. En el cas de tenir marcada l’opció «Sota comanda» el programa elegirà el proveïdor més econòmic i que s’ajusti a la comanda per elegir-lo. Per afegir un proveïdor nou al llistat, farem clic a «Afegir un proveïdor»

proveidors

En aquesta pantalla podrem introduir el nom del proveïdor, el nom i el codi de l’article segons el proveïdor, el temps previst d’entrega des de que es fa la comanda, la quantitat mínima a demanar de producte, el preu de cost i la validesa entre dates d’aquest cost.

L’empaquetament definirà els diferents tipus d’embalatge i les quantitats que contindrà cada embalatge de producte.

empaquetament

Vendes

Aquesta pestanya definirà les característiques de venda del producte, ja sigui preus de venda com terminis de garantia.

vendes

A la primera part de la pantalla, tenim les tarifes que pot tenir l’article. Al afegir un element ens permet seleccionar una tarifa existent amb el menú desplegable o si escrivim el nom de la tarifa i no existeix la crearà automàticament. Podem definir el preu de venda, la quantitat mínima d’articles per poder aplicar la tarifa i les dates de validesa d’aquests preus.

Les condicions de venda ens indicaran tan la garantia que te l’article, com els terminis en cas de fabricació i el termini previst d’entrega al client.

En el cas de tenir instal·lat el mòdul Terminal Punt de Venda, en aquesta pantalla podrem indicar si l’article estarà disponible en el punt de venda, com la família del punt de venda (Fixeu-vos que la família del punt de venda i la família de l’article són diferents!!!), i si l’article s’ha de pesar a la balança en el moment de venda.

Variant

Aquesta pestanya només apareixerà en cas de tenir el mòdul de variants de productes instal·lat. Ens permet definir diferents característiques del article, ja sigui talles, colors, mesures, capacitats, tipus de productes, etc.

variants

Al afegir un element, podrem posar un atribut existent, o crear un nou atribut per l’article. Els valors de l’atribut, acotaran els possibles valors dels atributs. Podem crear tants atributs com vulguem, i Odoo s’encarregarà de gestionar totes les combinacions possibles d’atributs. Podrem gestionar aquestes combinacions amb el botó de la part superior que ens indica el nombre de variants existents.

llistavariants

Podrem gestionar cada una de les variants individualment:

modificavariant

Podem establir un codi de barres i una referència única per a cada variant, així com definir el preu de venda i el cost general i el volum i el pes. Si ho deixem per defecte, utilitzarà els valors definits per defecte a la fitxa de l’article.

Comptabilitat

En aquesta pestanya definirem els valors comptables de l’article. Podrem definir tant el compte comptable de compres, com de vendes. Si aquests valors estan en blanc, agafaran els valors que continguin la família de l’article i com a últim cas agafarà el valor establert en el diari configurat.

comptabilitat

També podrem fer la definició d’impostos de l’article. Atenció, abans de modificar qualsevol valor d’aquesta pantalla, consulteu al vostre assessor comptable.

Notes

En aquesta pantalla, introduirem els texts que volem que surtin en els diferents documents del programa.

notes

Podem posar descripcions addicionals, tant per pressupostos de venda, com pressupostos de compra com a documents d’entrega.

Còpies de seguretat a Dolibarr

CÒPIES DE SEGURETAT DOLIBARR

La senzillesa de Dolibarr és un dels seus punt favorables. En pocs clics permet realitzar la majoria d’operacions d’una forma fàcil i senzilla. En canvi per realitzar operacions més complexes la dificultat és més alta. Això mateix succeeix amb les còpies de seguretat. Fer una còpia de seguretat és molt senzill, però programar i automatitzar còpies de seguretat, ja és una altra cosa.

Avui en aquesta entrada veurem com fer una còpia de seguretat manual d’una forma fàcil.

Les dades de Dolibarr és poden dividir en dos tipus, les dades emmagatzemades a la base de dades i els documents adjunts a la base de dades (pdf generats, imatges, gestió documental, etc…).

Per fer la còpia de seguretat, anirem al inici del Dolibarr (1) i després en el menú vertical de la part esquerra de la pantalla, anirem a Utilitats d’administració (2) i a Còpia (3).

accediracopies

Això ens permetrà accedir a la pantalla on configurarem les còpies.

pantallacopies

En principi per fer la còpia, simplement hem de donar-li al botó «Generar Còpia» i automàticament apareixerà una còpia a la part dreta de la pantalla. Al fer clic a aquesta còpia, ens la descarregarà la nostre ordinador.

Les opcions que acompanyen la còpia, en un principi no s’han de modificar. Són opcions tècniques que poden malmetre les còpies i fer-les irrecuperables.

En el cas que vulguem desar la còpia amb un nom diferent del que ens proposa, ho podem fer al camp Nom del Fitxer a Generar, i aconsellem respectar l’extensió final .sql:

nomcopia

Pel que fa a la compressió podem elegir el valor que vulguem, encara que la còpia amb Bzip2 és la més optimitzada i eficient.

Al donar-li al botó «Generar Còpia» (1) apareix la còpia feta la apartat «Documents» (2) i al fer-li clic a sobre, ens la descarrega al nostre ordinador (3).

descarregacopia

Si volem fer una còpia de la base de dades i de tots els documents adjunts, haurem de tenir accés físic del servidor, i descarregar la carpeta /documents del lloc on és troba instal·lat Dolibarr. Normalment en l’apartat 2 ens informa de la ruta on és troben els documents:

rutalinux

En el cas de Linux

rutawin

En el cas de Windows

Simplement accedirem a la ruta on hi ha aquesta carpeta i podem copiar-ho, per exemple al dropbox. Si sou una mica experts en informàtica, no us serà difícil automatitzar aquest procés. També es poden utilitzar programes especialitzats per fer-ho. Però això ja s’escapa d’aquest manual.

copiafisica